Registrar Documentação Acadêmica

SISTEMA(S): SIGAA
MÓDULO(S): Diplomas
PERFIL(S): Gestor de Diplomas ou Gestor de Diplomas de Graduação
A documentação acadêmica é o documento institucional que servirá como base para a geração do diploma digital. Nele estão contidas as informações do discente na instituição e os documentos comprobatórios do diploma.
Antes de iniciar o processo de emissão do diploma, o responsável pela emissão deve verificar os dados do discente no SIGAA e indicar que os dados foram revisados pelo caminho:
Diplomas → Registro/Impressão → Dados do Discente → Atualizar Dados Pessoais.
Figura 1 - Revisar e marcar os dados do discente como revisado
Após verificar os dados, poderá ser iniciado o processo de registro da documentação acadêmica. Para isso, deve-se acessar a funcionalidade de registro e selecionar o discente pelo seguinte caminho:
Diplomas → Diploma Digital → Documentação Acadêmica → Registrar documentação individual.
Na página de registrar a documentação acadêmica, o responsável deve informar a data de expedição do diploma digital, o número do processo aberto no SIPAC e adicionar, opcionalmente, uma observação sobre o registro. Quando o número do processo for adicionado, as documentações anexadas no processo listadas na página Abrir Processo do Diploma Digital no SIPAC são carregadas automaticamente. Caso esteja faltando alguma documentação, o responsável poderá anexá-la na página apresentada (ver Figura 2).
Importante: O espaço destinado ao armazenamento da documentação é limitado a 25 MB, com 7 MB o máximo para cada arquivo. Portanto, aconselhamos que os arquivos anexados tenham tamanho máximo de acordo com os limites apresentados, uma vez que após alcançado esse limite de armazenamento o sistema não permitirá o carregamento de dados excedentes, podendo inviabilizar o andamento do processo.
Figura 2 - Página de cadastro da documentação acadêmica
Ao selecionar para cadastrar, os dados do discente que são necessários para o registro da documentação (matriz curricular, histórico escolar, informações pessoais, ...) são validados pelo sistema. Se ocorrer algum erro de validação, o cadastrante deve solicitar a correção ao setor responsável. Caso não ocorra erro na validação dos dados, será exibida uma outra página (ver Figura 3) com todas as informações que serão transmitidas para o serviço de registro do diploma digital da RNP.
Antes da trasmissão, o responsável terá a oportunidade de validar os dados que serão enviados. Caso tenha alguma inconsistência, deve-se selecionar para remover o cadastro prévio dos dados no sistema, feito na página anterior, para que possa corrigir os dados incorretos. Estando tudo correto, o responsável poderá selecionar para transmitir os dados para o serviço da RNP.
Figura 3 - Página de transmitir documentação acadêmica
Depois da transmissão dos dados, o responsável é redirecionado para a página de acompanhamento do processo de registro. Essa página contém o histórico do processo, o status atual da documentação acadêmica e o link para baixar o XML da documentação acadêmica caso ele esteja válido. Essa página também pode ser acessada através do caminho:
Diplomas → Diploma Digital → Documentação Acadêmica → Acompanhar uma documentação registrada.
A documentação acadêmica apenas poderá ser assinada quando o histórico na página de acompanhamento do registro estiver apresentando "Assinaturas Inicializadas" ou quando no sistema de assinaturas do diploma digital aparecer a documentação acadêmica para assinar. No caso de dúvidas sobre como realizar as assinaturas da documentação acadêmica, acesse Assinar Documentos do Diploma Digital.
Figura 4 - Página de acompanhamento de documentação acadêmica que está esperando assinaturas
Depois de assinado, esperar que o documento esteja com o status válido. O status poderá ser verificado na tela de acompanhamento.
Figura 5 - Página de acompanhamento com documentação acadêmica válido
Impedimentos
No caso haja algum impedimento ao registrar a documentação acadêmica:
Não foi possível localizar o ato de reconhecimento do curso vigente na data de colação de grau do discente.