Protocolo
Aqui você encontra respostas às principais dúvidas sobre o protocolo de processos, documentos e memorandos via SIPAC.
- Introdução
- Perfis Envolvidos
- Visão Geral
- Vídeos
- Funcionalidades
- Cadastrar Processo
- Alterar Processo
- Adicionar Novos Documentos
- Cadastrar Documentos
- Consultar Documentos
- Registrar Dados do Documento
- Perguntas Frequentes
Introdução
O Sistema de Protocolos é um módulo do SIPAC que auxilia a gestão documental na UFPB, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.
A finalidade é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e memorandos eletrônicos, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamento.
O Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. O documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo.
O Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades.
O Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor.
Perfis Envolvidos
Os perfis disponíveis no sistema SIPAC para as operações relacionadas a protocolo devem ser solicitados ao Arquivo Central de acordo com a necessidade de individual de cada usuário. Os perfis/papéis disponíveis são:
Papel(is):
-
Administrador Processos Sigilosos
- Habilita o usuário a alterar os responsáveis dos processos sigilosos.
-
Administrar o Sistema de Protocolos
- Permite ao usuário realizar operações administrativas no Sistema de Protocolos, incluindo realizar cadastro de classificação, tipos de documentos e tipos de processos, unidades para tramitação externa, cadastro de órgãos externos, além de operações mais restritas como reimpressão de etiquetas protocoladoras, cancelamento de juntadas e alteração de número de registro de processos externos.
-
Cadastrador Processo Antigo
- Permite ao usuário realizar o cadastro de processos protocolados antigos.
-
Cadastrar Desentranhamento
- Habilita o usuário a realizar desentranhamento de peças de um processo.
-
Cadastrar Desmembramento
- Habilita o usuário a realizar desmembramento de peças de um processo.
-
Cadastrar Documento
- Habilita o usuário a realizar o cadastro de documentos no módulo de protocolo.
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Cadastrar Protocolo
- Permite ao usuário realizar operações de cadastro de Processos e Documentos. O usuário consegue ainda gerar etiquetas protocoladoras, registrar ocorrências e despachos em documentos e processos, registrar juntadas e diligências de processos.
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Enviar Protocolo
- Permite ao usuário realizar operações de envio de Processos e Documentos. O usuário consegue tramitar Processos e Documentos que estão em sua unidade.
-
Gestor Documentos
- Permite ao usuário realizar o cadastro de memorando circular destinado a todos os grupos de destinatários. Demais usuários só conseguem cadastrar memorando circular para grupos de destinatários com permissões explícitas.
-
Gestor Fluxo Processo
- Permite ao usuário realizar o cadastro de fluxos que serão seguidos por determinados tipos de processos. Processos de determinados tipos possuem um caminho comum de tramitação entre unidades, este caminho é denominado fluxo de processo ou workflow.
-
Gestor Protocolo
- Habilita o usuário para fazer alteração no tipo do processo
-
Gestor Sigilo Protocolo
- Habilita o usuário a realizar o cadastro de processos e documentos sigilosos e das credenciais de acesso a estes.
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Procuradoria Jurídica
- Permite ao usuário realizar o cadastro de informações em processos jurídicos. Estas informações são sigilosas em geral.
-
Receber Processo Arquivado
- Habilita o usuário a realizar o recebimento de processos arquivados.
-
Receber Protocolo
- Permite ao usuário realizar operações de recebimento de Processos e Documentos. O usuário consegue tramitar Processos e Documentos que foram destinados à sua unidade.
Visão Geral
Módulo: Protocolo
Menu: Processos
Submenu: Cadastro
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Abrir Dossiê | Permite criar dossiês que posteriormente poderão ser oficializados como processos, quando os mesmos forem submetidos à opção “criar processo” | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Abrir Dossiê | Cadastrar Protocolo |
Cadastrar Processo | Efetuar o registro de processos no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo | Cadastrar Protocolo |
Adicionar Novos Documentos | Permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Adicionar Novos Documentos | Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo |
Alterar Processo | Permite a alteração de processos cadastrados no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Alterar Processo | Cadastrar Protocolo |
Alterar Responsável | Permite alterar os responsáveis dos processos que estão na sua unidade | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Alterar Responsável | Cadastrar Protocolo |
Autuar Processo | Permite realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para serem autuados, assim passando a ser considerado processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Autuar Processo | Cadastrar Protocolo |
Diligência | Permite o registro de diligência a um processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Diligência | Cadastrar Protocolo |
Cadastrar Ocorrência | Adicionar ocorrências ou observações aos processos que estão na sua unidade | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Ocorrência → Cadastrar Ocorrência | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado |
Alterar Ocorrência | Alterar ocorrências adicionadas aos processos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Ocorrência → Alterar Ocorrência | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado |
Desclassificar Processos | Permite realizar o cancelamento da classificação de restrito (dados pessoais) de processos cadastrados pela sua unidade, tornando-os ostensivos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Processos Restritos → Desclassificar Processos | Cadastrar Protocolo |
Reclassificar Processos | Permite realizar a reclassificação de sigilo dos processos restritos (dados pessoais) cadastrados pela sua unidade | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Processos Restritos → Reclassificar Processos | Cadastrar Protocolo |
Registrar Dados do Processo | Permite o cadastro das informações de um processo a partir de uma etiqueta protocoladora a qual reserva uma numeração de protocolo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Registrar Dados do Processo | Cadastrar Protocolo |
Desentranhamento | |||
Desmembramento |
Submenu: Cancelamento
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Solicitar Cancelamento | Permite a solicitação de cancelamento de um processo. Abaixo, apenas serão listados os processos que foram originados na sua unidade ou em unidades/centros de custo vinculados a ela | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cancelamento → Solicitar Cancelamento | Cadastrar Protocolo |
Confirmar Cancelamentos de Processos | Confirmar ou negar solicitações de cancelamento de processos duplicados no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cancelamento → Confirmar Cancelamentos | Gestor de Cadastro de Protocolo |
Submenu: Gerenciamento
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Ocorrências com Prazos Atrasados | Lista as ocorrências cujos prazos de término estão atrasados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Gerenciamento → Ocorrências com Prazos Atrasados | Gestor Protocolo |
Submenu: Fluxo de Processo
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Consultar Fluxos | Consultar workflow de determinados tipos de processos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Fluxo de Processo → Consultar Fluxos | Cadastrar Protocolo |
Submenu: Movimentação
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Registrar Recebimento | Possibilita registrar o recebimento, no sistema da UFPB, de processos enviados para a sua unidade de lotação | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Registrar Recebimento | Receber Protocolo |
Registrar Envio (Saída) | Registrar o envio de processos para outra unidade | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída) | Enviar Protocolo |
Alterar Encaminhamento | Permite a alteração de um encaminhamento de um processo. Os processos possíveis de alteração listados abaixo, foram enviados e ainda não foram recebidos pela unidade de destino | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Alterar Encaminhamento | Cadastrar Protocolo |
Cancelar Encaminhamento | Permite cancelar o encaminhamento dos processos enviados pela unidade que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Cancelar Encaminhamento | Cadastrar Protocolo; Receber Protocolo |
Ferramenta para Recebimento com Código de Barras | Registrar o envio ou recebimento de processos através do seu código de barras | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Ferramenta para Recebimento com Código de Barras | Receber Protocolo |
Submenu: Juntada
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Juntada de processos | Permite realizar a juntada de processos. Ou seja, fazer a união entre eles, com o qual se tenha relação ou dependência, pode ser por Anexação ou Apensação | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Juntada → Juntada de processos | Cadastrar Protocolo |
Desapensação de Processos | Permite realizar a desapensação de processos. Ou seja, fazer a separação entre eles, os quais foram juntados temporariamente | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Juntada → Desapensação de Processos | Cadastrar Protocolo |
Cancelamento de Juntadas | Efetuar o cancelamento de juntadas realizadas por engano no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Juntada → Cancelamento de Juntadas | Administrar o Sistema de Protocolos |
Juntada de Documentos Avulsos a Processo | Permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Juntada → Juntada de Documentos Avulsos a Processo | Cadastrar Documento; Cadastrar Protocolo |
Submenu: Etiquetas Protocoladoras
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Gerar Etiquetas Protocoladoras | Gerar etiquetas para protocolar documentos e processos, reservando previamente uma numeração | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Etiquetas Protocoladoras → Gerar Etiquetas | Gestor de Cadastro de Protocolo |
Reimprimir Etiquetas Protocoladoras | Permite a reimpressão de etiquetas protocoladoras de processos já cadastrados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Etiquetas Protocoladoras → Reimprimir Etiquetas | Administrador Protocolo |
Submenu: Etiquetas para Capas
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Gerar/Reimprimir Etiquetas Para Capas | Permite a geração ou reimpressão de etiquetas para capas de documentos/processos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Etiquetas para Capas → Gerar Etiquetas | Administrador Protocolo; Cadastrar Protocolo |
Submenu: Despachos Eletrônicos
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Autenticar Despacho Eletrônico de Processo | Autenticação de despachos eletrônicos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Despachos Eletrônicos → Autenticar | Administrador Protocolos |
Cadastrar Despacho | Permite o cadastro de despachos para um processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despacho | Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo |
Alterar/remover Despacho | Alterar e remover despachos eletrônicos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Despachos Eletrônicos → Alterar/Remover Despacho | Administrador Protocolos |
Submenu: Assinatura
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Assinar Documentos | Assinar Documentos criados durante o cadastro de um Processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Assinatura → Assinar Documentos | Administrador Protocolos |
Menu: Documentos
Submenu: Cadastro
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Cadastrar Documento | Permite o registro de documento avulso na instituição, isto é, informação que não demanda reunião e ordenação em processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Cadastrar Ocorrência | Permite a listagem de documentos da sua unidade para cadastro de ocorrências | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → → Cadastro → Cadastrar Ocorrência | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Registrar Dados do Documento | Permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora a qual reserva uma numeração de protocolo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Registrar Dados do Documento | Cadastrar Protocolo |
Desclassificar Documentos | Permite realizar o cancelamento da classificação de sigilo dos documentos restritos (dados pessoais) cadastrados pela sua unidade, tornando-os ostensivos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Documentos restritos → Desclassificar Documentos | Cadastrar Protocolo |
Reclassificar Documentos | Permite realizar a reclassificação de sigilo dos documentos restritos (Dados Pessoais) cadastrados pela sua unidade | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Documentos restritos → Reclassificar Documentos | Cadastrar Protocolo |
Submenu: Movimentação
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Registrar Envio (Saída) | Permite Registrar a saída de documentos que se encontram na sua unidade, informando a unidade de destino | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Registrar Envio (Saída) | Enviar Protocolo |
Registrar Recebimento | Permite Registrar o recebimento de documentos que se encontram pendentes na sua unidade | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Registrar Recebimento | Receber Protocolo |
Alterar Encaminhamento | Permite alterar o encaminhamento de Documentos com última movimentação de envio pertencente à sua unidade (ou unidades/centros de custo vinculados) e que ainda não foram recebidos pelo destino | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Alterar Encaminhamento | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo |
Cancelar Encaminhamento | Permite cancelar o encaminhamento dos documentos enviados pela unidade que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Cancelar Encaminhamento | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo |
Submenu: Despachos Eletrônicos
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Autenticar | Permite a autenticação de despachos eletrônicos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Despachos Eletrônicos → Autenticar | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Cadastrar Despacho | Permite o cadastro de despachos de documento | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despacho | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Alterar/Remover Despacho | Alterar e remover despachos eletrônicos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Despachos Eletrônicos → Alterar/Remover Despacho | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Submenu: Gerenciamento
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Ocorrências com Prazos Atrasados | Lista as ocorrências cujos prazos de término estão atrasados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Gerenciamento → Ocorrências com Prazos Atrasados | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Submenu: Assinatura
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
---|---|---|---|
Assinar Documentos | Permite que os Documentos criados durante o cadastro de um Processo, e pendentes de assinatura, possam ser assinados pelo usuário logado | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Assinatura → Assinar Documentos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Menu: Ofícios
Submenu: Cadastro
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Cadastrar Ofício | Permite realizar o cadastro de um Ofício eletrônico | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Cadastro → Cadastrar Ofício | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Cadastrar Ofício Circular | Essa operação realiza o cadastro de Ofício circular | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Cadastro → Cadastrar Ofício Circular | Gestor Documentos |
Enviar/Alterar Ofícios | Permite a alteração, o cancelamento ou o envio de Ofícios eletrônicos, assim como, acompanhá-los | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Cadastro → Enviar/Alterar Ofícios | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Submenu: Movimentação
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Encaminhar Ofício | Permite a consulta de ofícios já recebidos e que poderão ser encaminhados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Movimentação → Encaminhar Ofício | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Cancelar Encaminhamento | Permite o cancelamento dos encaminhados de ofícios feitos pelo seu usuário | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Movimentação → Cancelar Encaminhamento | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Submenu: Autenticação
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Autenticar Ofícios | Permite a autenticação dos Ofícios eletrônicos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Autenticação → Autenticar Ofícios | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Submenu: Leitura
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Gerenciar Permissão de Leitura de Ofícios Na Unidade | Essa operação permite o gerenciamento das permissões de leitura de Ofícios eletrônicos enviados a sua unidade ou unidades filhas. | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Leitura → Gerenciar Permissão de Leitura de Ofícios Na Unidade |
Submenu: Consultas
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Listar Enviados | Lista os ofícios cadastrados/autenticados pelo seu usuário e já enviados. Permite o cancelamento desses ofícios, assim como, acompanhá-los | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → Listar Enviados | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
listar Pendentes de Recebimento | Permite a consulta de ofícios eletrônicos a receber e que ainda não foram lidos pelo usuário | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → Listar Pendentes de Recebimento | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Listar Recebidos | Permite a consulta de Ofícios já recebidos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → Listar Recebidos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Painel de Ofícios | Lista todos os ofícios eletrônicos destinados ao seu usuário ou a sua unidade atual | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → Painel de Ofícios | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
MANUAL DE USO | Exibe o Manual de utilização de Memorandos eletrônicos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → MANUAL DE USO | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Menu: Arquivo
Submenu: Processos
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Arquivar Processo | Permite arquivar processos já cadastrados no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Arquivar Processo | Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Desarquivar Processo | Permite o desarquivamento dos processos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Desarquivar Processo | Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Registrar Envio | Permite o envio de processos arquivados na unidade para o arquivo intermediário ou arquivo geral | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Transferência de Processos → Registrar Envio | Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Registrar Recebimento | Possibilita registrar o recebimento, no sistema da Instituição, de processos enviados para a sua unidade de lotação | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Transferência de Processos → Registrar Recebimento | Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Registrar Empréstimo (Processos) | Permite realizar a consulta de processos que estão arquivados que podem ser selecionados para serem emprestados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Empréstimo de Processos → Registrar Empréstimo | Cadastrar Protocolo |
Acompanhar Empréstimos (Processos) | Permite realizar a consulta de processos emprestados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → → Empréstimo de Processos → Acompanhar Empréstimo | Cadastrar Protocolo |
Submenu: Documentos
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Arquivar Documento | Permite realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para serem arquivados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Documentos → Arquivar Documentos | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Desarquivar Documento | Permite o desarquivamento dos documentos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Documentos → Desarquivar Documentos | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Registrar Empréstimo (Documentos) | Permite realizar a consulta de documentos que estão arquivados que podem ser selecionados para serem emprestados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Documentos → Registrar Emprestimo | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Acompanhar Empréstimos (Documentos) | Permite realizar a consulta de documentos emprestados | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Documentos → Acompanhar Emprestimo | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Menu: Administração
Submenu: Cadastro
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Cadastrar Classificação Conarq | Cadastrar uma Classificação Conarq | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Classificação Conarq → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar Classificação Conarq | Lista as Classificações Conarq já cadastradas e permite alterá-las | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Classificação Conarq → Listar/Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar Documento (espécie) | Permite o cadastro de documentos (espécie) | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Documento → Cadasatrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar Documento (espécie) | Lista todos os documentos (Espécie) cadastrados no sistema de protocolo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Documento → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar Template de Documento | Permite realizar o cadastro de templates de documentos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Template de Documento → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar Template de Documento | Permite visualizar a listagem de templates de documentos e alterá-los | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Template de Documento → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar Tipo de Processo | Permite o cadastro de tipos de processos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Tipo de Processo → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar Tipo de Processo | Permite a alteração, ativação e inativação de tipos de processos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Tipo de Processo → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar Grau de Sigilo do Processo | Permite o cadastro de Graus de Sigilo do Processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Grau de Sigilo do Processo → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar Grau de Sigilo do Processo | Lista os Graus de Sigilo do Processo cadastrado, permitindo também sua alteração ou remoção | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Grau de Sigilo do Processo → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar Situação de Ocorrência | Permite o cadastro de Situações de Ocorrência no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Situação de Ocorrência → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar Situação de Ocorrência | Lista as Situações de Ocorrência cadastradas, permitindo também sua alteração ou remoção | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Situação de Ocorrência → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar Formatos de Documentos Permitidos | Permite o cadastro de formatos de documento permitidos durante o cadastro de processos e documentos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Formatos de Documentos Permitidos → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar Formatos de Documentos Permitidos | Lista os formatos de documentos permitidos cadastrados, permitindo também sua alteração ou remoção | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Formatos de Documentos Permitidos → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Unidades para Tramitação Externa | Indicar quais unidades podem realizar tramitação externa de processos e documentos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Unidades para Tramitação Externa | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Unidades de Arquivo | Permite definir as unidades administrativas como unidades de arquivo. Os processos e documentos arquivados só poderão tramitar através da opção de transferência entre as unidades de arquivo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Unidades de Arquivo | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar Órgão Externo | Cadastrar no sistema órgão externo para tramitação | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Cadastrar Órgão Externo | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Menu: Procuradoria
Submenu: Cadastros
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
---|---|---|---|
Cadastrar Procurador | Permite o cadastro de procurador | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Cadastros → Procurador → Cadastrar Procurador | Procuradoria Jurídica |
Listar Procurador | Exibe a listagem de procuradores cadastrados no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Cadastros → Procurador → Listar Procurador | Procuradoria Jurídica |
Incluir/Alterar Dados Judiciais | Permite a inclusão/alteração de dados judiciais a um processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Cadastros → Processo → Incluir/Alterar Dados Judiciais | Procuradoria Jurídica |
Subenu: Consultas
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
---|---|---|---|
Procesoss Por Número Judicial | Permite a consulta de processos jurídicos cadastrados no sistema a partir do número do parecer ou da nota jurídica do processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Consultas → Procesoss Por Número Judicial | Procuradoria Jurídica |
Processos Por Procurador | Permite a busca de processos por procurador | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Consultas → Processos Por Procurador | Procuradoria Jurídica |
Processos da Procuradoria | Permite o cadastro de procurador | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Consultas → Processos da Procuradoria | Procuradoria Jurídica |
Processos por Ementa | Permite a visualização dos processos da procuradoria filtrados pela ementa do parecer ou da nota jurídica | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Consultas → Processos por Ementa | Procuradoria Jurídica |
Menu: Consultas/Relatórios
Submenu: Relatórios
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
---|---|---|---|
Capa do Processo | Permite a visualização de forma detalhada de processos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Capa do Processo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Classificações de Documentos Restritos (Dados Pessoais) | Possibilita gerar o relatório de classificações de sigilo, feitas para documentos restritos (Dados Pessoais), por período | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Classificações de Documentos Restritos (Dados Pessoais) | Gestor Sigilo Protocolo |
Classificações de Processos Restritos (Dados Pessoais) | Permite a visualização de forma detalhada de processos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Classificações de Processos Restritos (Dados Pessoais) | Gestor Sigilo Protocolo |
Documentos com Atraso na Tramitação | Lista os documentos que após o recebimento na unidade de destino mais atual excederam o tempo esperado de permanecer nela | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Documentos com Atraso na Tramitação | Enviar Protocolo |
Movimentação do Processo | Exibe a movimentação do processo, mostrando as unidades por onde o mesmo passou | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Movimentação do Processo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos com Atraso na Tramitação | Lista os processos que após o recebimento na unidade de destino mais atual excederam o tempo esperado para que ele permanecesse nela | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos com Atraso na Tramitação | Enviar Protocolo |
Processos Movimentados | Permite a exibição de um relatório contendo movimentos de envio ou recebimento de processos de uma unidade em dado período | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Movimentados | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos Movimentados por Tipo | Lista os ofícios cadastrados/autenticados pelo seu usuário e já enviados. Permite o cancelamento desses ofícios, assim como, acompanhá-los | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Movimentados por Tipo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos por Responsável | Mostra o número de processos existentes por responsável nas unidades | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos por Responsável | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos por Tipo | Mostra o número de processos existentes por tipo nas unidades | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos por Tipo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos na Unidade | Mostra o número de processos existentes atualmente nas unidades | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos na Unidade | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos Arquivados por Unidade/Usuário | Permite a exibição de um relatório contendo os processos arquivados por usuário/unidade em dado período | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Arquivados por Unidade/Usuário | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos Disponíveis para Destinação Final | Lista os processos que estão disponíveis para destinação final (eliminação ou guarda permanente), baseando-se nos prazos de guarda corrente e intermediário da sua classificação Conarq, a partir da sua data de autuação | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Disponíveis para Destinação Final | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Tempo dos Processos na Unidade | Mostra o tempo em que os processos estão nas unidades | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Tempo dos Processos na Unidade | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Tempo Médio da Tramitação | Permite a exibição de um relatório do tempo de vida médio de processos encontrados conforme os filtros da busca | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Tempo Médio da Tramitação | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Quantitativo de Processos por Tipo de Processo | Mostra o número de processos cadastrados na instituição por mês, ano ou período | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Quantitativo de Processos por Tipo de Processo | Administrar o Sistema de Protocolos |
Quantitativo de Processos por Classificação Conarq | Mostra o número de processos cadastrados na instituição por mês, ano ou período | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Quantitativo de Processos por Classificação Conarq | Administrar o Sistema de Protocolos |
Quantitativo de Despachos por Unidade/Usuário | Permite a exibição de um relatório quantitativo dos despachos por unidade. Onde podemos restringir por período e usuário | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Quantitativo de Despachos por Unidade/Usuário | Administrar o Sistema de Protocolos |
Quantitativo de Empréstimos | Permite consultar os quantitativos de empréstimos realizados em sua unidade | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Quantitativo de Empréstimos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Submenu: Consultas
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
---|---|---|---|
Despachos Pendentes de Autenticação | Permite a autenticação de despachos eletrônicos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Despachos Pendentes de Autenticação | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processo Detalhado | Permite a visualização de forma detalhada de processos, Receber Processo Arquivado | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Processos → Processo Detalhado | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos por Documento | Permite a Consulta de Processos por Documento | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Processos → Processos por Documento | Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo |
Processos por Interessado | Permite a Consulta de Processos por interessado | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Processos → Processos por Interessado | Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo |
Solicitações de Cancelamento do Processo | Permite listar solicitações de cancelamento do processo | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Processos → Solicitações de Cancelamento do Processo | Cadastrar Protocolo |
Consulta Geral de Documentos | Permite realizar a consulta de documentos cadastrados no sistema | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Documentos → Consulta Geral de Documentos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Meus Ofícios | Lista os Ofícios cadastrados ou autenticados pelo seu usuário | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Ofícios → Meus Ofícios | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Ofícios Recebidos | Permite a consulta de Ofícios já recebidos | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Ofícios → Ofícios Recebidos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Submenu: Indicadores
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
---|---|---|---|
Quantitativo de Processos na Unidade e Subordinadas | Permite a exibição de um relatório quantitativo de processos na unidade e suas subordinadas | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Quantitativo de Processos na Unidade e Subordinadas | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Quantitativo de Processos Recebidos por Usuário na Unidade | Permite a exibição de um relatório quantitativo de processos recebidos na unidade e suas subordinadas, detalhando os usuários que efeturam o recebimento | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Quantitativo de Processos Recebidos por Usuário na Unidade | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Quantitativo de Processos Enviados por Usuário na Unidade | Permite a exibição de um relatório quantitativo de processos enviados na unidade e suas subordinadas, detalhando os usuários que efeturam o recebimento | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Quantitativo de Processos Enviados por Usuário na Unidade | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Quantitativo de Processos por Responsável na Unidade | Permite a exibição de um relatório quantitativo de responsáveis por processos na unidade e suas subordinadas | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Quantitativo de Processos por Responsável na Unidade | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Relatório Movimentações por Unidade | Permite a exibição de um relatório quantitativo de movimentações de uma unidade | SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Relatório Movimentações por Unidade | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Portal Administrativo
Menu: Protocolo
Submenu: Processos
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
---|---|---|---|
Consultar Processo | Permite a visualização de forma detalhada de processos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Consultar Processo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Adicionar Novo Documento | Permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Adicionar Novo Documento | Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo |
Autuar Processo | Permite realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para serem autuados, assim passando a ser considerado processo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Autuar Processo | Cadastrar Protocolo |
Abrir Dossiê | Permite criar dossiês que posteriormente poderão ser oficializados como processos, quando os mesmos forem submetidos à opção “criar processo” | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Abrir Dossiê | Cadastrar Protocolo |
Cadastrar Processo | Efetuar o registro de processos no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Processo | Cadastrar Protocolo |
Cadastrar Processo Antigo | Realizar o cadastro de um processo antigo no sistema da Instituição | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Processo Antigo | Cadastrador de Processo Antigo |
Registrar Dados do Processo | Permite o cadastro das informações de um processo a partir de uma etiqueta protocoladora a qual reserva uma numeração de protocolo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Registrar Dados do Processo | Cadastrar Protocolo |
Cadastrar Fluxo do Processo | Esta operação tem como objetivo o cadastro de um fluxo de processo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Fluxo do Processo | Gestor Fluxo Processo |
Alterar Processo | Permite a alteração de processos cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Alterar Processo | Cadastrar Protocolo |
Alterar Tipo do Processo | Permite alterar o tipo do processo cadastrado no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Alterar Tipo do Processo | Gestor Protocolo |
Alterar Encaminhamento | Permite a alteração de um encaminhamento de um processo. Os processos possíveis de alteração listados abaixo, foram enviados e ainda não foram recebidos pela unidade de destino | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Alterar Encaminhamento | Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo |
Cancelar Encaminhamento | Permite cancelar o encaminhamento dos processos enviados pela unidade que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cancelar Encaminhamento | Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo |
Enviar | Através desta operação é possível realizar o envio de processos para outros destinos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Enviar | Enviar Protocolo |
Receber | Permite registrar o recebimento por sua unidade de processos cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Receber | Receber Protocolo |
Cadastrar Ocorrências | Permite adicionar ocorrências ou observações aos processos que estão na sua unidade | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Ocorrências | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado |
Definir Localização Física | Permite definir a localização física de processos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Definir Localização Física | Cadastrar Protocolo |
Despacho Eletrônico | Permite o cadastro de despachos para um processo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Despacho Eletrônico | Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo |
Diligência | Permite o registro de diligência a um processo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Diligência | Cadastrar Protocolo |
Ocorrências com Prazos Atrasados | Lista as ocorrências cujos prazos de término estão atrasados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Ocorrências com Prazos Atrasados | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Cancelamento de Juntadas | Efetuar o cancelamento de juntadas realizadas por engano no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cancelamento de Juntadas | Cadastrar Protocolo |
Desapensação de Processos | Permite realizar a desapensação de processos. Ou seja, fazer a separação entre eles, os quais foram juntados temporariamente | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Desapensação de Processos | Cadastrar Protocolo |
Juntada de Processos | Permite realizar a juntada de processos. Ou seja, fazer a união entre eles, com o qual se tenha relação ou dependência, pode ser por Anexação ou Apensação | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Juntada de Processos | Cadastrar Protocolo |
Juntada de Documentos Avulsos a Processo | Permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Juntada de Documentos Avulsos a Processo | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Arquivar | Permite arquivar processos já cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Arquivar | Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Desarquivar | Permite o desarquivamento dos processos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Desarquivar | Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Registrar Envio | Permite realizar o envio de processos para outros destinos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Transferência de Processos → Registrar Envio | Enviar Protocolo |
Registrar Recebimento | Permite registrar o recebimento por sua unidade de processos cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Transferência de Processos → Registrar Recebimento | Receber Protocolo |
Registrar Empréstimo | Permite realizar a consulta de processos que estão arquivados que podem ser selecionados para serem emprestados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Registrar Empréstimo | Cadastrar Protocolo |
Acompanhar Empréstimos | Permite realizar a consulta de processos emprestados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Acompanhar Empréstimos | Cadastrar Protocolo |
Solicitar Cancelamento | Permite a solicitação de cancelamento de um processo. Apenas serão listados os processos que foram originados na sua unidade ou em unidades/centros de custo vinculados a ela | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Solicitar Cancelamento | Cadastrar Protocolo |
Confirmar Cancelamentos | Confirmar ou negar solicitações de cancelamento de processos duplicados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Confirmar Cancelamentos | Cadastrar Protocolo |
Submenu: Documentos
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Consultar Documentos | Permite realizar a consulta de documentos cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Consultar Documentos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Cadastrar Documentos | Permite o registro de documento avulso na instituição, isto é, informação que não demanda reunião e ordenação em processo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Documentos | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Registrar Dados do Documento | Permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora a qual reserva uma numeração de protocolo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Registrar dados do Documento | Cadastrar Protocolo |
Alterar Encaminhamento | Permite alterar o encaminhamento de Documentos com última movimentação de envio pertencente à sua unidade (ou unidades/centros de custo vinculados) e que ainda não foram recebidos pelo destino | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Alterar Encaminhamento | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo |
Cancelar Encaminhamento | Permite cancelar o encaminhamento dos documentos enviados pela unidade que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cancelar Encaminhamento | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo |
Enviar | Permite Registrar a saída de documentos que se encontram na sua unidade, informando a unidade de destino | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Enviar | Enviar Protocolo |
Receber | Permite Registrar o recebimento de documentos que se encontram pendentes na sua unidade | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Receber | Receber Protocolo |
Cadastrar Ocorrências | Permite a listagem de documentos da sua unidade para cadastro de ocorrências | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Ocorrências | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Despacho Eletrônico | Permite o cadastro de despachos de documento | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Despacho Eletrônico | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Ocorrências com Prazos Atrasados | Lista as ocorrências cujos prazos de término estão atrasados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Ocorrências com Prazos Atrasados | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Arquivar | Permite realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para serem arquivados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Arquivar | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Desarquivar | Permite o desarquivamento dos documentos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Desarquivar | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo |
Registrar Empréstimo | Permite realizar a consulta de documentos que estão arquivados que podem ser selecionados para serem emprestados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Registrar Empréstimo | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Acompanhar Empréstimos | Permite realizar a consulta de documentos emprestados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Acompanhar Empréstimos | Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo |
Submenu: Despachos eletrônicos
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Autenticar | Permite a autenticação de despachos eletrônicos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Despachos Eletrônicos → Autenticar | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Cadastrar Despachos de Documentos | Permite o cadastro de despachos de documento | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despachos de Documentos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Cadastrar Despachos de Processos | Permite o cadastro de despachos para um processo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despachos de Processos | Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo |
Submenu: Etiquetas Protocoladoras
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
---|---|---|---|
Gerar Etiquetas | Gerar etiquetas para protocolar documentos e processos, reservando previamente uma numeração | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas Protocoladoras → Gerar Etiquetas | Cadastrar Protocolo |
Reimprimir Etiquetas | Permite a reimpressão de etiquetas protocoladoras de processos já cadastrados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas Protocoladoras → Reimprimir Etiquetas | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrar Protocolo |
Histórico de Impressão/Reimpressão | Permite a exibição de um relatório de impressão/reimpressão de etiquetas | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas Protocoladoras → Histórico de Impressão/Reimpressão | Administrar o Sistema de Protocolos |
Submenu: Etiquetas para Capas
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Gerar/Reimprimir Etiquetas | Permite a geração ou reimpressão de etiquetas para capas de documentos/processos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas para Capas → Gerar/Reimprimir Etiquetas | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrar Protocolo |
Histórico de Impressão/Reimpressão | Permite a exibição de um relatório de impressão/reimpressão de etiquetas | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas para Capas → Histórico de Impressão/Reimpressão | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrar Protocolo |
Submenu: Consultas
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Capa do Processo | Permite a visualização de forma detalhada de processos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Capa do Processo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Despachos | Permite a autenticação de despachos eletrônicos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Despachos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Guia de Movimentação | Permite a reimpressão das guias de movimentação. As guias de movimentação apresentam os processos enviados pela sua unidade, em um determinado dia, a uma unidade ou órgão externo de destino | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Guia de Movimentação | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Documentos | Permite realizar a consulta de documentos cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Documentos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Ofícios Recebidos | Permite a consulta de Ofícios já recebidos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Ofícios Recebidos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Meus Ofícios | Lista os Ofícios cadastrados ou autenticados pelo seu usuário | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Meus Ofícios | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Fluxo de Processos | Permite consultar os fluxos, de processos, cadastrados no sistema | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Fluxo de Processos | Cadastrar Protocolo |
Localizar Processos | Permite a busca e localização de processos cadastrados | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Localizar Processos | Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo |
Processo Detalhado | Permite a visualização de forma detalhada de processos, Receber Processo Arquivado | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Processo Detalhado | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos por Documento | Permite a Consulta de Processos por Documento | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Processos por Documento | Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo |
Processos por Interessado | Permite a Consulta de Processos por interessado | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Processos por Interessado | Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo |
Sol. De Cancelamento de Processo | Permite listar solicitações de cancelamento do processo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Sol. De Cancelamento de Processo | Cadastrar Protocolo |
Submenu: Relatórios
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Documentos com Atraso na Tramitação | Lista os documentos que após o recebimento na unidade de destino mais atual excederam o tempo esperado de permanecer nela | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Documentos com Atraso na Tramitação | Enviar Protocolo |
Movimentação do Processo | Exibe a movimentação do processo, mostrando as unidades por onde o mesmo passou | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Movimentação do Processo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos com Atraso na Tramitação | Lista os processos que após o recebimento na unidade de destino mais atual excederam o tempo esperado para que ele permanecesse nela | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos com Atraso na Tramitação | Enviar Protocolo |
Processos Disponíveis para Destinação Final | Lista os processos que estão disponíveis para destinação final (eliminação ou guarda permanente), baseando-se nos prazos de guarda corrente e intermediário da sua classificação Conarq, a partir da sua data de autuação | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos Disponíveis para Destinação Final | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos Movimentados | Permite a exibição de um relatório contendo movimentos de envio ou recebimento de processos de uma unidade em dado período | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos Movimentados | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos Movimentados por Tipo | Lista os ofícios cadastrados/autenticados pelo seu usuário e já enviados. Permite o cancelamento desses ofícios, assim como, acompanhá-los | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos Movimentados por Tipo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos na Unidade | Mostra o número de processos existentes atualmente nas unidades | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos na Unidade | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Processos por tipo | Mostra o número de processos existentes por tipo nas unidades | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos por tipo | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Quantidade de Processos | Mostra o número de processos existentes atualmente nas unidades | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Quantidade de Processos | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Tempo dos Processos na Unidade | Mostra o tempo em que os processos estão nas unidades | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Tempo dos Processos na Unidade | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Tempo Médio de Tramitação | Permite a exibição de um relatório do tempo de vida médio de processos encontrados conforme os filtros da busca | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Tempo Médio de Tramitação | Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo |
Submenu: CÓDIGO DE BARRAS
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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CÓDIGO DE BARRAS | Download da ferramenta para registrar o envio ou recebimento de processos através do seu código de barras | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → CÓDIGO DE BARRAS | Receber Protocolo |
Submenu: Administração
Funcionalidade | Finalidade | Caminho no Sistema | Perfil(is) |
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Cadastrar (Classificação Conarq) | Cadastrar uma Classificação Conarq | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Classificação Conarq → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar (Classificação Conarq) | Lista as Classificações Conarq já cadastradas e permite alterá-las | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Classificação Conarq → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar (Documento-Espécie) | Esta operação permite o cadastro de documentos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Documento (Espécie) → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar (Documento-Espécie) | Lista todos os documentos (Espécie) cadastrados no sistema de protocolo | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Documento (Espécie) → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Cadastrar (Tipo de Processo) | Permite o cadastro de tipos de processos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Tipo de Processo → Cadastrar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Listar/Alterar (Tipo de Processo) | Permite a alteração, ativação e inativação de tipos de processos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Tipo de Processo → Listar/Alterar | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Unidades para Tramitação Externa | Indicar quais unidades podem realizar tramitação externa de processos e documentos | SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Unidades para Tramitação Externa | Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo |
Vídeos
Em breve.
Funcionalidades
Cadastrar Processo
- SISTEMA(S): SIPAC
- MÓDULO(S): Protocolo
- PERFIL(IS): Cadastrar Protocolo
O cadastro de processo eletrônico permite ao usuário realizar o cadastro de um novo processo no sistema SIPAC da UFPB. Em termos gerais, um processo eletrônico é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos e poderá ser movimentado entre diferentes unidades administrativas da instituição até sua conclusão e arquivamento.
A funcionalidade de cadastro de processo pode ser acessada por:
- SIPAC → Módulo Protocolo → Mesa Virtual → Processos → Cadastrar Processo.
Caminho alternativo:
- SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Processo.
Inicialmente, informe os seguintes DADOS GERAIS DO PROCESSO a ser cadastrado:
-
Origem do Processo
- Entre as opções Processo Interno e Processo Externo. Caso a opção Processo Externo seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o Número do processo no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv), além de informar o Número Original do Processo, seu Órgão de Origem e sua Data de Autuação Original
-
Tipo do Processo
- É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Após a seleção do Tipo do Processo desejado, o sistema automaticamente exibirá o campo Assunto do Processo já preenchido com o assunto associado ao tipo de processo escolhido
- Assunto Detalhado do processo
- Natureza do Processo
-
Observação
- Se desejar, insira uma observação sobre o processo a ser cadastrado.
Após informar os Dados Gerais do Processo, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. O sistema apresenta o formulário para inserção dos DOCUMENTOS DO PROCESSO.
É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com as Opções de Documentos a serem inseridos, ou seja, se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes e previamente cadastrados no sistema.
Caso opte por Informar Novo Documento, insira os seguintes dados
- Tipo do Documento
- Observações
-
Forma do Documento
- Escrever Documento ou Anexar Documento Digital
Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores que farão a ASSINATURA ELETRÔNICA do documento. Para isso, clique no ícone apropriado e busque pelos assinates que desejar. É preciso que o usuário clique no ícone verde "Adicionar Assinante" para selecionar o servidor que será inserido como assinante.
Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos.
De volta à tela de cadastro dos Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clique no botão "Inserir Documento" para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo.
- Para visualizar esse documento, clique no ícone "Visulaizar Documento"
- Para visualizar apenas as informações desse documento, clique no ícone "Visulaizar Informações Gerais"
- Para excluir esse documento, clique no ícone "Excluir Documento"
Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.
Após inserir todos os documentos desejados, clique em "Continuar" para prosseguir com o cadastro do processo. O sistema o direcionará para a página de DADOS DO INTERESSADO.
Devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria:
- Servidor:
- Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador
- Aluno:
- Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula
- Credor:
- Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo
- Unidade:
- Unidade da Instituição
- Outros:
- Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.
Após preencher os campos necessários, clique em "Inserir" para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo
Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.
Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone da lixeira ao seu lado.
Após inserir todos os interessados desejados, clique em "Continuar". O sistema o direcionará para a página MOVIMENTAÇÃO INICIAL DO PROCESSOS:
Insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade. Cabe destacar que caso opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.
Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela, e selecione se deseja Informar Despacho ou não. Caso opte por informar o despacho do processo, será necessário inserir, também, os seguintes Dados Gerais do Despacho:
- Tipo do Despacho
- Parecer
- indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável
- Servidor Responsável pelo Despacho
- Público
- indique se o despacho será Público ou não
- Noticifar por e-mail
- informe se deseja notificar por email os interessados do processo
- Forma de despacho
- informar despacho ou anexar arquivo. Caso opte por informar despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido
Após definir os dados, clique em "Pré-Visualizar" se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo.
Para finalizar a operação, clique em "Confirmar". A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:
Alterar Processo
- SISTEMA(S): SIPAC
- MÓDULO(S): Protocolo
- PERFIL(IS): Cadastrar Protocolo
Esta funcionalidade permite que o usuário altere os dados de um processo previamente cadastrado no sistema da Instituição. É importante destacar que a alteração só poderá ser realizada antes do recebimento do processo na sua unidade de destino, ainda na primeira tramitação. Para usar esta operação, siga o caminho abaixo:
- SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Processo → Alterar
ou o caminho alternativo:
- SIPAC → Módulo Protocolo → Menu → Processo → Aba Processo → Cadastro → Alterar
A seguinte tela será apresentada pelo sistema, com os campos para Consulta de Processos e a lista de Processos Possíveis de Alteração:
Para realizar uma busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:
- Nome da Unidade de cadastro do processo, dentre as opções listadas pelo sistema;
- Número do Processo cujos dados deseja alterar;
- Número do Código de Barras do processo desejado;
- Assunto Detalhado do processo;
- Nome do Interessado no processo. É interessante ressaltar que ao digitar as primeiras letras do nome do interessado, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.
Após inserir os dados desejados, clique em "Consultar" para seguir com a operação. A lista com os Processos Possíveis de Alteração será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.
Na lista de Processos Possíveis de Alteração, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:
A partir da lista de Processos Possíveis de Alteração, é possível visualizar um documento inserido no processo, visualizar os dados gerais do documento, visualizar detalhes de um dos processos listados e/ou alterar os dados de um processo, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.
Se desejar visualizar os dados do processo associado ao documento em questão, clique em seu número.
Visualizar Documento
Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique em "Visualizar Documento" (ícone papel). Esta opção será válida sempre que for exibida.
O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:
Visualizar Dados do Documento
Se desejar visualizar em detalhes um determinado documento listado, clique em "Visualizar Dados do Documento" (ícone lupa). Esta ação será válida sempre que estiver presente.
A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:
Selecionar Processo
Clique no ícone seta (cor verde) ao lado do processo cujos dados deseja alterar para selecioná-lo. O sistema o direcionará para a seguinte página:
Na tela acima, é possível alterar o Tipo do Processo selecionado, seu Assunto Detalhado e, se desejar, uma Observação sobre ele. É importante destacar que ao modificar o Tipo do Processo, o Assunto do Processo será prontamente ajustado para se adequar ao Tipo do Processo informado.
Após realizar as alterações desejadas, clique em Continuar para prosseguir. A seguinte página será disponibilizada pelo sistema:
Confira os dados do processo e clique em "Confirmar" se desejar registrar no sistema as alterações realizadas. O sistema exibirá a mensagem do sucesso.
Adicionar Novos Documentos
- SISTEMA(S): SIPAC
- MÓDULO(S): Protocolo
- PERFIL(IS): Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
O usuário poderá incluir novos documentos ou removê-los em um processo vinculado a sua unidade ou outra a ela vinculada, através do seguintes caminhos:
- SIPAC → Protocolo → Menu → Aba Processo → Cadastro → Adicionar novos documentos
ou
- SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processo → Adicionar Documentos
A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados:
Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:
- No campo Processos na Unidade, selecione a unidade onde o processo se encontra atualmente;
- Número do Processo;
- Número do Código de Barras do processo;
- Assunto Detalhado do processo;
- Nome do Interessado no processo;
- Se desejar consultar apenas os Processos dependentes de autenticação de despacho, selecione esta opção.
Após preencher os campos com os dados desejados, clique em "Consultar" para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.
Na Lista de Processos, clique em + ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:
Caso queira ocultar a lista de Documentos no Processo, clique em - . A página prontamente voltará a exibir a configuração anterior, sem apresentar os documentos encontrados no processo.
A partir da Lista de Processos encontrados, é possível visualizar os documentos inseridos ao processo, visualizar os dados gerais de um determinado documento, visualizar os detalhes do processo, visualizar as leituras realizadas para o processo por servidores da Instituição e/ou adicionar novos documentos ao processo, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.
Se desejar visualizar os dados do Processo Associado ao documento, clique em seu número.
Submenu:Visualizar Documento
Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique em "Visualizar Documento" (ícone papel). Esta opção será válida sempre que for exibida.
O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:
Submenu:Visualizar Dados do Documento
Se desejar visualizar em detalhes os dados referentes a um documento, clique em "Visualizar Dados do Documento" (ícone lupa). Esta ação será válida sempre que estiver presente.
A seguinte tela será prontamente disponibilizada pelo sistema:
Submenu:Processo Detalhado
Caso queira visualizar os dados gerais de um determinado processo, clique no link referente ao seu número ou no ícone lupa ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for disponibilizada.
Os Dados Gerais do Processo serão apresentados no formato a seguir:
Submenu:Visualizar Leituras do Processo
Se desejar visualizar as leituras realizadas anteriormente por servidores da Instituição em um determinado processo, clique no ícone . A seguinte tela será prontamente disponibilizada:
Submenu:Selecionar Processo
Clique no ícone seta (cor verde) ao lado de um determinado processo para adicionar um documento a ele. O sistema exibirá a seguinte página:
Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser adicionado:
- No campo Opções de Documentos, selecione se deseja Informar Novo Documento ou Consultar Documentos Existentes no sistema;
- Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis;
- Observações referentes ao documento, se desejar;
- Forma do Documento, ou seja, selecione se deseja Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.
Exemplificaremos com as Opções de Documentos: Informar Novo Documento e o Tipo do Documento: SOLICITAÇÃO.
Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.
Submenu:Escrever Documento
Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:
Na tela acima, insira o texto do documento a ser adicionado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.
É importante destacar que se desejar inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.
Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente inserido no espaço dedicado ao texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.
Submenu:Anexar Documento Digital
Ao optar pela "Forma do Documento: Anexar Documento Digital", a tela será exibida da seguinte forma:
Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:
- Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
- Código Identificador do documento;
- Ano de emissão do documento;
- Número de Folhas existentes no documento;
- Unidade de Origem do documento na Instituição. Para informar a unidade desejada, digite seu código ou denominação ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema;
- Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas;
- Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.
Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no ícone pessoa. O sistema o direcionará para a seguinte tela:
Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser inserido no processo, feche a tela. Os assinantes serão prontamente inseridos na lista de Assinantes do Documento, presente na tela de inserção dos dados do documento que será inserido.
De volta à tela de inserção de documentos no processo, após informar os dados desejados, clique em "Adicionar Documento" para prosseguir com a operação. A tela exibirá a mensagem do sucesso.
Se desejar adicionar um novo documento, repita a operação.
Após inserir todos os documentos desejados, clique em "Finalizar" para dar continuidade à operação. A mensagem de sucesso da inserção dos documentos será exibida na tela do sistema.
Cadastrar Documentos
- SISTEMA(S): SIPAC
- MÓDULO(S): Protocolo
- PERFIL(IS): Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Um documento reúne informações que podem encaminhar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento. É utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de documentos protocolados nas unidades.
A funcionalidade pode ser acessada por meio:
- SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Documentos
A tela será apresentada da seguinte forma:
Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Documento a ser cadastrado:
- Documento (Espécie) - É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la;
- Assunto do Documento - Também destacar que após preencher os primeiros algarismos ou as primeiras letras da informação desejada, o sistema mostrará uma lista de opções disponívei para escolher. Clique na opção desejada para selecioná-la;
- Natureza do Documento - Selecionar uma das opções existentes (OSTENSIVO ou RESTRITO);
- Tipo de Documento Detalhado - Preencher o nome do documento.
- Observações - Colocar a observação desejada.
- Forma do Documento - Selecionar uma das opções: Escrever Documento ou Anexar Documento Digital
Submenu:Forma do Documento: Escrever Documento
Ao optar pela "Forma do Documento: Escrever Documento", a página será exibida na formatação abaixo:
Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.
É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.
Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em "Carregar Modelo". A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada. Clicando em confirmar, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.
Submenu:Forma do Documento: Anexar Documento Digital
Ao optar pela "Forma do Documento: Anexar Documento Digital", o sistema exibirá a tela da seguinte forma:
Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:
- Origem do Documento - Um documento pode ser classificado quanto a sua origem como:
- Documento Interno - Novo documento que será protocolado e sua numeração gerada pelo sistema.
- Documento Externo - Documento já protocolado na origem e que já apresenta uma numeração. Nesse caso, devem ser informados no cadastro o protocolo original e o órgão externo de origem;
- Identificador - Código que identifique o documento, como, por exemplo, o número da portaria, da ata, da nota fiscal, do contrato, etc;
- Ano - Digitar o ano do documento;
- Data do Documento - Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone;
- Data do Recebimento - Data na qual o arquivo foi recebido fisicamente;
- Responsável pelo Recebimento - Digitar o nome da pessoa responsável;
- Tipo de Conferência - Realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
- Arquivo Digital - Inserir o documento digital. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.
- Número de Folhas - Número de páginas existentes no documento;
Após escrever ou inserir o documento, insira os servidores da UFPB responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone "Adicionar Assinante". O sistema o direcionará para a seguinte tela:
Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento.
Em seguida, clique no botão "Continuar".
Na próxima tela, informar Interessados no Documento. A tela será apresentada da seguinte forma:
Na tela acima, informe os seguintes dados:
- Servidor - digita as primeiras letras do nome e o sistema mostra uma lista de nomes de servidores disponíveis para escolha;
- Notificar Interessado: - Sim ou Não;
- E-mail - preenche o e-mail do servidor.
Após de preencher os dados, clique no botão "Inserir". Em seguida, o nome e e-mail do servidor são inseridos na lista dos interessados no documento. Aperte o botão "Continuar" para a seguinte tela.
Apresentando a tela de movimentação inicial:
Na tela acima, informe os seguintes dados:
- Unidade de Destino - Para informar a unidade desejada, digite seu código ou nome ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema;
- Tempo Esperado na Unidade de Destino - Para informar quantidade em dias;
- Urgente - Informa Sim ou Não.
Após do preenchimento dos dados, clique no botão "Continuar".
Apresentando a tela de confirmação.
Na tela acima, tem o botão "Pré-visualizar Documento" para verificar se os dados são preenchidos corretamente.
Clique no botão "Confirmar" e os dados do documentos são cadastrados no sistema com sucesso.
Consultar Documentos
- SISTEMA(S): SIPAC
- MÓDULO(S): Protocolo
- PERFIL(IS): Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Esta função permite que o usuário efetue uma pesquisa por documentos cadastrados no sistema da UFPB, bem como visualize as principais informações de um determinado documento, conforme desejado.
Para acessar essa funcionalidade, utilize esse caminho:
- SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Aba Protocolo → Documentos v Consultar Documentos
A tela Consultar Cadastro é apresentada a seguir abaixo:
Na tela acima, informe os seguintes dados para consultar por um determinado documento:
- Número de Protocolo do documento desejado;
- Sequência numérica correspondente ao Código de Barras do documento;
- Origem do documento, dentre as opções Interna ou Externa;
- Código Identificador do documento;
- Número de cadastro do documento;
- Ano do Documento, ou seja, ano no qual ele foi cadastrado;
- Assunto do Documento que deseja buscar;
- Tipo de Documento Detalhado;
- Documento (Espécie), dentre as opções disponibilizadas;
- Unidade de Origem do documento, caso ele seja de origem Interna;
- Órgão Externo de Origem do documento, caso ele sua origem seja Externa;
- Período do Documento, ou seja, sua data de vigência;
- Período do Cadastro do documento, isto é, período no qual a data de cadastro do documento está inserida;
- Situação do documento, entre as opções apresentadas pelo sistema;
- Observação pertinente ao documento que deseja buscar;
- Assinante do Documento, o responsável que realizou o cadastro do documento;
- Selecione a opção Todos os Documentos caso deseje visualizar, no resultado da busca, a lista de todos os documentos cadastrados no sistema;
- Nome ou matrícula do Interessado no documento;
- Tipo do Interessado no documento, isto é, seu vínculo com a Instituição;
- Nome do Interessado;
- No campo Urgente, selecione um das opções: Sim e Não.
- Unidade de Origem da última movimentação do documento na Instituição;
- Órgão Externo de Origem da última movimentação do documento;
- Unidade de Destino da última movimentação do documento;
- Órgão Externo de Destino da última movimentação;
- Período do Envio, isto é, período no qual a data de envio do documento da sua unidade ou órgão de origem para seu destino aconteceu, na última movimentação;
- Período do Recebimento do documento em seu destino, na última movimentação;
- No campo Recebido pelo Destino, selecione a opção Sim caso o documento tenha sido recebido pela sua unidade ou órgão externo de destino ou Não, caso contrário;
- Selecione a opção Formato de Impressão se desejar visualizar os resultados da busca em formato de relatório para impressão.
Submenu:Visualizar Documento
Caso queira visualizar um documento na íntegra, clique no ícone papel ("Visualizar Documento") ao seu lado. O sistema abrirá a janela abaixo:
Submenu:Exibir Detalhes
Clique no ícone lupa ou no link correspondente ao número de protocolo do documento ("Exibir Detalhes"), destacado em azul, para visualizar seus detalhes.
O sistema o direcionará para a seguinte página:
Submenu:Visualizar Leituras
Caso queira visualizar as leituras já realizadas para um determinado documento, clique no ícone Pessoa com lupa ("Visualizar Leituras") ao seu lado.
A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:
Submenu:Visualizar Interessados
Para visualizar a lista de interessados em um determinado documento, clique no ícone Duas pessoas ("Visualizar Interessados").
Uma tela idêntica à exibida abaixo será carregada:
Registrar Dados do Documento
- SISTEMA(S): SIPAC
- MÓDULO(S): Protocolo
- PERFIL(IS): Cadastrar Protocolo
Esta funcionalidade permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora, que é utilizada para reservar, sem qualquer informação inicial, uma numeração de protocolo de documento para inserção posterior dos dados. Para usar esta operação, siga esse caminho abaixo:
- SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Registrar Dados do Documento
Será exibida uma lista com as Etiquetas Protocoladoras registradas no sistema, e um formulário de busca para que, filtrando os dados, seja possível encontrar facilmente a etiqueta desejada. Conforme a imagem abaixo:
Para refinar a busca por Etiquetas Protocoladoras informe um ou mais dos seguintes dados:
- Número de Protocolo, determinado por um formato específico (Radical.Número/Ano);
- Nome da Unidade de Origem, ao digitar os três primeiros dígitos para que o sistema mostre uma lista com as opções de preenchimento;
- Gerada entre, intervalo de datas em que o processo foi realizado. Utilize os ícones para facilitar a seleção das datas através de um calendário gerado;
- Todas as Etiquetas Protocoladoras: Quando este campo é selecionado, os demais campos são automaticamente desmarcados.
Para prosseguir com a operação, clique em "Buscar". A lista com Etiquetas Protocoladoras Encontradas será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados.
Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, clique no ícone seta (cor verde) para selecionar a etiqueta desejada, a qual servirá de base para os dados do documento a ser registrado.
O sistema direcionará para a tela "Dados do Documento". Insira os dados:
- Selecione o Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis;
- Assunto Detalhado do documento;
- Observações referentes ao documento;
- Forma do Documento, dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.
Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.
Escrever Documento
Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, o sistema exibirá o editor de texto para formatação. Insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.
Anexar Documento Digital
Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá os campos para o preenchimento de dados. Preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:
- Código Identificador do documento;
- Ano do documento;
- Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone .
- Número de Folhas existentes no documento;
- Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
- Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.
Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da UFPB responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone pessoa.
Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento, presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo.
De volta à tela de cadastro dos Dados do Documento, para prosseguir com a operação, clique em "Continuar". O sistema exibe a tela Dados do Interessado a ser inserido.
Devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:
- Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador;
- Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
- Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo;
- Unidade: Unidade da Instituição;
- Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.
Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo. O sistema exibirá a mensagem da inserção com sucesso.
De volta à tela com os campos para inserção dos interessados no processo, após inserir todos os interessados desejados, clique em "Continuar". O sistema o direcionará para a página Movimentação Inicial.
Defina a Movimentação Inicial do documento. Para isso, insira sua Origem Interna, selecionando se é Outra Unidade da UFPB ou se é a Própria Unidade de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a primeira opção, o campo Unidade de Origem será disponibilizado para preenchimento.
Caso selecione a opção Própria Unidade, será necessário informar também a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino.
Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.
Por fim, selecione se deseja Informar Despacho para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir:
- Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas;
- Indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
- Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções disponibilizadas para escolha;
- Indique se o despacho será Público ou não;
- Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso opte por Informar Despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido;
- Para anexar um arquivo ao despacho, clique em Selecionar arquivo e busque-o em seu computador.
Após inserir todas as informações desejadas, clique em "Continuar". A tela Dados do Documento será disponibilizada pelo sistema.
Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em "Pré-Visualizar Documento".
Para finalizar a operação, clique em "Confirmar". O sistema mostrará a mensagem de sucesso.
Perguntas Frequentes
Posso comparecer no setor de Protocolo Geral para entregar o documento físico?
Não, todos os protocolos são cadastrados de forma digital (SIPAC). Pois, em conformidade com o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, a UFPB atualmente adota o uso de processos administrativos exclusivamente na modalidade eletrônica. Dessa forma, não mais sendo necessário ao usuário a entrega dos documentos físicos ou comparecimento ao setor de Protocolo Geral.