Protocolo

Aqui você encontra respostas às principais dúvidas sobre o protocolo de processos, documentos e memorandos via SIPAC.

Introdução

O Sistema de Protocolos é um módulo do SIPAC que auxilia a gestão documental na UFPB, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.

A finalidade é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e memorandos eletrônicos, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamento.

O Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. O documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo.

O Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades.

O Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor.

Perfis Envolvidos

Os perfis disponíveis no sistema SIPAC para as operações relacionadas a protocolo devem ser solicitados ao Arquivo Central de acordo com a necessidade de individual de cada usuário. Os perfis/papéis disponíveis são:

Papel(is):

Visão Geral

Módulo: Protocolo

Menu: Processos
Submenu: Cadastro
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Abrir Dossiê Permite criar dossiês que posteriormente poderão ser oficializados como processos, quando os mesmos forem submetidos à opção “criar processo” SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Abrir Dossiê Cadastrar Protocolo
Cadastrar Processo Efetuar o registro de processos no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo Cadastrar Protocolo
Adicionar Novos Documentos Permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Adicionar Novos Documentos Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
Alterar Processo Permite a alteração de processos cadastrados no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Alterar Processo Cadastrar Protocolo
Alterar Responsável Permite alterar os responsáveis dos processos que estão na sua unidade SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Alterar Responsável Cadastrar Protocolo
Autuar Processo Permite realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para serem autuados, assim passando a ser considerado processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Autuar Processo Cadastrar Protocolo
Diligência Permite o registro de diligência a um processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Diligência Cadastrar Protocolo
Cadastrar Ocorrência Adicionar ocorrências ou observações aos processos que estão na sua unidade SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Ocorrência → Cadastrar Ocorrência Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado
Alterar Ocorrência Alterar ocorrências adicionadas aos processos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Ocorrência → Alterar Ocorrência Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado
Desclassificar Processos Permite realizar o cancelamento da classificação de restrito (dados pessoais) de processos cadastrados pela sua unidade, tornando-os ostensivos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Processos Restritos → Desclassificar Processos Cadastrar Protocolo
Reclassificar Processos Permite realizar a reclassificação de sigilo dos processos restritos (dados pessoais) cadastrados pela sua unidade SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Processos Restritos → Reclassificar Processos Cadastrar Protocolo
Registrar Dados do Processo Permite o cadastro das informações de um processo a partir de uma etiqueta protocoladora a qual reserva uma numeração de protocolo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cadastro → Registrar Dados do Processo Cadastrar Protocolo
Desentranhamento
Desmembramento
Submenu: Cancelamento
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Solicitar Cancelamento Permite a solicitação de cancelamento de um processo. Abaixo, apenas serão listados os processos que foram originados na sua unidade ou em unidades/centros de custo vinculados a ela SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cancelamento → Solicitar Cancelamento Cadastrar Protocolo
Confirmar Cancelamentos de Processos Confirmar ou negar solicitações de cancelamento de processos duplicados no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Cancelamento → Confirmar Cancelamentos Gestor de Cadastro de Protocolo
Submenu: Gerenciamento
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Ocorrências com Prazos Atrasados Lista as ocorrências cujos prazos de término estão atrasados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Gerenciamento → Ocorrências com Prazos Atrasados Gestor Protocolo
Submenu: Fluxo de Processo
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Consultar Fluxos Consultar workflow de determinados tipos de processos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Fluxo de Processo → Consultar Fluxos Cadastrar Protocolo
Submenu: Movimentação
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Registrar Recebimento Possibilita registrar o recebimento, no sistema da UFPB, de processos enviados para a sua unidade de lotação SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Registrar Recebimento Receber Protocolo
Registrar Envio (Saída) Registrar o envio de processos para outra unidade SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída) Enviar Protocolo
Alterar Encaminhamento Permite a alteração de um encaminhamento de um processo. Os processos possíveis de alteração listados abaixo, foram enviados e ainda não foram recebidos pela unidade de destino SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Alterar Encaminhamento Cadastrar Protocolo
Cancelar Encaminhamento Permite cancelar o encaminhamento dos processos enviados pela unidade que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Cancelar Encaminhamento Cadastrar Protocolo; Receber Protocolo
Ferramenta para Recebimento com Código de Barras Registrar o envio ou recebimento de processos através do seu código de barras SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Movimentação → Ferramenta para Recebimento com Código de Barras Receber Protocolo
Submenu: Juntada
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Juntada de processos Permite realizar a juntada de processos. Ou seja, fazer a união entre eles, com o qual se tenha relação ou dependência, pode ser por Anexação ou Apensação SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Juntada → Juntada de processos Cadastrar Protocolo
Desapensação de Processos Permite realizar a desapensação de processos. Ou seja, fazer a separação entre eles, os quais foram juntados temporariamente SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Juntada → Desapensação de Processos Cadastrar Protocolo
Cancelamento de Juntadas Efetuar o cancelamento de juntadas realizadas por engano no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Juntada → Cancelamento de Juntadas Administrar o Sistema de Protocolos
Juntada de Documentos Avulsos a Processo Permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Juntada → Juntada de Documentos Avulsos a Processo Cadastrar Documento; Cadastrar Protocolo
Submenu: Etiquetas Protocoladoras
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Gerar Etiquetas Protocoladoras Gerar etiquetas para protocolar documentos e processos, reservando previamente uma numeração SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Etiquetas Protocoladoras → Gerar Etiquetas Gestor de Cadastro de Protocolo
Reimprimir Etiquetas Protocoladoras Permite a reimpressão de etiquetas protocoladoras de processos já cadastrados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Etiquetas Protocoladoras → Reimprimir Etiquetas Administrador Protocolo
Submenu: Etiquetas para Capas
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Gerar/Reimprimir Etiquetas Para Capas Permite a geração ou reimpressão de etiquetas para capas de documentos/processos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Etiquetas para Capas → Gerar Etiquetas Administrador Protocolo; Cadastrar Protocolo
Submenu: Despachos Eletrônicos
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Autenticar Despacho Eletrônico de Processo Autenticação de despachos eletrônicos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Despachos Eletrônicos → Autenticar Administrador Protocolos
Cadastrar Despacho Permite o cadastro de despachos para um processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despacho Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo
Alterar/remover Despacho Alterar e remover despachos eletrônicos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Despachos Eletrônicos → Alterar/Remover Despacho Administrador Protocolos
Submenu: Assinatura
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Assinar Documentos Assinar Documentos criados durante o cadastro de um Processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Processos → Assinatura → Assinar Documentos Administrador Protocolos
Menu: Documentos
Submenu: Cadastro
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Cadastrar Documento Permite o registro de documento avulso na instituição, isto é, informação que não demanda reunião e ordenação em processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Cadastrar Ocorrência Permite a listagem de documentos da sua unidade para cadastro de ocorrências SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → → Cadastro → Cadastrar Ocorrência Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Registrar Dados do Documento Permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora a qual reserva uma numeração de protocolo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Registrar Dados do Documento Cadastrar Protocolo
Desclassificar Documentos Permite realizar o cancelamento da classificação de sigilo dos documentos restritos (dados pessoais) cadastrados pela sua unidade, tornando-os ostensivos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Documentos restritos → Desclassificar Documentos Cadastrar Protocolo
Reclassificar Documentos Permite realizar a reclassificação de sigilo dos documentos restritos (Dados Pessoais) cadastrados pela sua unidade SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Documentos restritos → Reclassificar Documentos Cadastrar Protocolo
Submenu: Movimentação
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Registrar Envio (Saída) Permite Registrar a saída de documentos que se encontram na sua unidade, informando a unidade de destino SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Registrar Envio (Saída) Enviar Protocolo
Registrar Recebimento Permite Registrar o recebimento de documentos que se encontram pendentes na sua unidade SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Registrar Recebimento Receber Protocolo
Alterar Encaminhamento Permite alterar o encaminhamento de Documentos com última movimentação de envio pertencente à sua unidade (ou unidades/centros de custo vinculados) e que ainda não foram recebidos pelo destino SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Alterar Encaminhamento Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
Cancelar Encaminhamento Permite cancelar o encaminhamento dos documentos enviados pela unidade que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Cancelar Encaminhamento Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
Submenu: Despachos Eletrônicos
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Autenticar Permite a autenticação de despachos eletrônicos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Despachos Eletrônicos → Autenticar Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Cadastrar Despacho Permite o cadastro de despachos de documento SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despacho Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Alterar/Remover Despacho Alterar e remover despachos eletrônicos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Despachos Eletrônicos → Alterar/Remover Despacho Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Submenu: Gerenciamento
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Ocorrências com Prazos Atrasados Lista as ocorrências cujos prazos de término estão atrasados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Gerenciamento → Ocorrências com Prazos Atrasados Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Submenu: Assinatura
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Assinar Documentos Permite que os Documentos criados durante o cadastro de um Processo, e pendentes de assinatura, possam ser assinados pelo usuário logado SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Assinatura → Assinar Documentos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Menu: Ofícios
Submenu: Cadastro
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Cadastrar Ofício Permite realizar o cadastro de um Ofício eletrônico SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Cadastro → Cadastrar Ofício Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Cadastrar Ofício Circular Essa operação realiza o cadastro de Ofício circular SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Cadastro → Cadastrar Ofício Circular Gestor Documentos
Enviar/Alterar Ofícios Permite a alteração, o cancelamento ou o envio de Ofícios eletrônicos, assim como, acompanhá-los SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Cadastro → Enviar/Alterar Ofícios Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Submenu: Movimentação
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Encaminhar Ofício Permite a consulta de ofícios já recebidos e que poderão ser encaminhados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Movimentação → Encaminhar Ofício Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Cancelar Encaminhamento Permite o cancelamento dos encaminhados de ofícios feitos pelo seu usuário SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Movimentação → Cancelar Encaminhamento Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Submenu: Autenticação
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Autenticar Ofícios Permite a autenticação dos Ofícios eletrônicos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Autenticação → Autenticar Ofícios Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Submenu: Leitura
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Gerenciar Permissão de Leitura de Ofícios Na Unidade Essa operação permite o gerenciamento das permissões de leitura de Ofícios eletrônicos enviados a sua unidade ou unidades filhas. SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Leitura → Gerenciar Permissão de Leitura de Ofícios Na Unidade
Submenu: Consultas
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Listar Enviados Lista os ofícios cadastrados/autenticados pelo seu usuário e já enviados. Permite o cancelamento desses ofícios, assim como, acompanhá-los SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → Listar Enviados Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
listar Pendentes de Recebimento Permite a consulta de ofícios eletrônicos a receber e que ainda não foram lidos pelo usuário SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → Listar Pendentes de Recebimento Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Listar Recebidos Permite a consulta de Ofícios já recebidos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → Listar Recebidos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Painel de Ofícios Lista todos os ofícios eletrônicos destinados ao seu usuário ou a sua unidade atual SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → Painel de Ofícios Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
MANUAL DE USO Exibe o Manual de utilização de Memorandos eletrônicos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Ofícios → Consultas → MANUAL DE USO Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Menu: Arquivo
Submenu: Processos
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Arquivar Processo Permite arquivar processos já cadastrados no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Arquivar Processo Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Desarquivar Processo Permite o desarquivamento dos processos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Desarquivar Processo Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Registrar Envio Permite o envio de processos arquivados na unidade para o arquivo intermediário ou arquivo geral SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Transferência de Processos → Registrar Envio Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Registrar Recebimento Possibilita registrar o recebimento, no sistema da Instituição, de processos enviados para a sua unidade de lotação SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Transferência de Processos → Registrar Recebimento Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Registrar Empréstimo (Processos) Permite realizar a consulta de processos que estão arquivados que podem ser selecionados para serem emprestados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → Empréstimo de Processos → Registrar Empréstimo Cadastrar Protocolo
Acompanhar Empréstimos (Processos) Permite realizar a consulta de processos emprestados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Processos → → Empréstimo de Processos → Acompanhar Empréstimo Cadastrar Protocolo
Submenu: Documentos
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Arquivar Documento Permite realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para serem arquivados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Documentos → Arquivar Documentos Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Desarquivar Documento Permite o desarquivamento dos documentos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Documentos → Desarquivar Documentos Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Registrar Empréstimo (Documentos) Permite realizar a consulta de documentos que estão arquivados que podem ser selecionados para serem emprestados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Documentos → Registrar Emprestimo Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Acompanhar Empréstimos (Documentos) Permite realizar a consulta de documentos emprestados SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Aquivo → Documentos → Acompanhar Emprestimo Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Menu: Administração
Submenu: Cadastro
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Cadastrar Classificação Conarq Cadastrar uma Classificação Conarq SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Classificação Conarq → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar Classificação Conarq Lista as Classificações Conarq já cadastradas e permite alterá-las SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Classificação Conarq → Listar/Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar Documento (espécie) Permite o cadastro de documentos (espécie) SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Documento → Cadasatrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar Documento (espécie) Lista todos os documentos (Espécie) cadastrados no sistema de protocolo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Documento → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar Template de Documento Permite realizar o cadastro de templates de documentos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Template de Documento → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar Template de Documento Permite visualizar a listagem de templates de documentos e alterá-los SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Template de Documento → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar Tipo de Processo Permite o cadastro de tipos de processos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Tipo de Processo → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar Tipo de Processo Permite a alteração, ativação e inativação de tipos de processos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Tipo de Processo → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar Grau de Sigilo do Processo Permite o cadastro de Graus de Sigilo do Processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Grau de Sigilo do Processo → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar Grau de Sigilo do Processo Lista os Graus de Sigilo do Processo cadastrado, permitindo também sua alteração ou remoção SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Grau de Sigilo do Processo → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar Situação de Ocorrência Permite o cadastro de Situações de Ocorrência no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Situação de Ocorrência → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar Situação de Ocorrência Lista as Situações de Ocorrência cadastradas, permitindo também sua alteração ou remoção SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Situação de Ocorrência → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar Formatos de Documentos Permitidos Permite o cadastro de formatos de documento permitidos durante o cadastro de processos e documentos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Formatos de Documentos Permitidos → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar Formatos de Documentos Permitidos Lista os formatos de documentos permitidos cadastrados, permitindo também sua alteração ou remoção SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Formatos de Documentos Permitidos → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Unidades para Tramitação Externa Indicar quais unidades podem realizar tramitação externa de processos e documentos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Unidades para Tramitação Externa Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Unidades de Arquivo Permite definir as unidades administrativas como unidades de arquivo. Os processos e documentos arquivados só poderão tramitar através da opção de transferência entre as unidades de arquivo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Unidades de Arquivo Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar Órgão Externo Cadastrar no sistema órgão externo para tramitação SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Administração → Cadastro → Cadastrar Órgão Externo Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Menu: Procuradoria
Submenu: Cadastros
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Cadastrar Procurador Permite o cadastro de procurador SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Cadastros → Procurador → Cadastrar Procurador Procuradoria Jurídica
Listar Procurador Exibe a listagem de procuradores cadastrados no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Cadastros → Procurador → Listar Procurador Procuradoria Jurídica
Incluir/Alterar Dados Judiciais Permite a inclusão/alteração de dados judiciais a um processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Cadastros → Processo → Incluir/Alterar Dados Judiciais Procuradoria Jurídica
Subenu: Consultas
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Procesoss Por Número Judicial Permite a consulta de processos jurídicos cadastrados no sistema a partir do número do parecer ou da nota jurídica do processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Consultas → Procesoss Por Número Judicial Procuradoria Jurídica
Processos Por Procurador Permite a busca de processos por procurador SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Consultas → Processos Por Procurador Procuradoria Jurídica
Processos da Procuradoria Permite o cadastro de procurador SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Consultas → Processos da Procuradoria Procuradoria Jurídica
Processos por Ementa Permite a visualização dos processos da procuradoria filtrados pela ementa do parecer ou da nota jurídica SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Procuradoria → Consultas → Processos por Ementa Procuradoria Jurídica
Menu: Consultas/Relatórios
Submenu: Relatórios
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Capa do Processo Permite a visualização de forma detalhada de processos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Capa do Processo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Classificações de Documentos Restritos (Dados Pessoais) Possibilita gerar o relatório de classificações de sigilo, feitas para documentos restritos (Dados Pessoais), por período SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Classificações de Documentos Restritos (Dados Pessoais) Gestor Sigilo Protocolo
Classificações de Processos Restritos (Dados Pessoais) Permite a visualização de forma detalhada de processos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Classificações de Processos Restritos (Dados Pessoais) Gestor Sigilo Protocolo
Documentos com Atraso na Tramitação Lista os documentos que após o recebimento na unidade de destino mais atual excederam o tempo esperado de permanecer nela SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Documentos com Atraso na Tramitação Enviar Protocolo
Movimentação do Processo Exibe a movimentação do processo, mostrando as unidades por onde o mesmo passou SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Movimentação do Processo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos com Atraso na Tramitação Lista os processos que após o recebimento na unidade de destino mais atual excederam o tempo esperado para que ele permanecesse nela SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos com Atraso na Tramitação Enviar Protocolo
Processos Movimentados Permite a exibição de um relatório contendo movimentos de envio ou recebimento de processos de uma unidade em dado período SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Movimentados Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos Movimentados por Tipo Lista os ofícios cadastrados/autenticados pelo seu usuário e já enviados. Permite o cancelamento desses ofícios, assim como, acompanhá-los SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Movimentados por Tipo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos por Responsável Mostra o número de processos existentes por responsável nas unidades SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos por Responsável Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos por Tipo Mostra o número de processos existentes por tipo nas unidades SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos por Tipo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos na Unidade Mostra o número de processos existentes atualmente nas unidades SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos na Unidade Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos Arquivados por Unidade/Usuário Permite a exibição de um relatório contendo os processos arquivados por usuário/unidade em dado período SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Arquivados por Unidade/Usuário Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos Disponíveis para Destinação Final Lista os processos que estão disponíveis para destinação final (eliminação ou guarda permanente), baseando-se nos prazos de guarda corrente e intermediário da sua classificação Conarq, a partir da sua data de autuação SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Disponíveis para Destinação Final Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Tempo dos Processos na Unidade Mostra o tempo em que os processos estão nas unidades SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Tempo dos Processos na Unidade Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Tempo Médio da Tramitação Permite a exibição de um relatório do tempo de vida médio de processos encontrados conforme os filtros da busca SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Tempo Médio da Tramitação Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Quantitativo de Processos por Tipo de Processo Mostra o número de processos cadastrados na instituição por mês, ano ou período SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Quantitativo de Processos por Tipo de Processo Administrar o Sistema de Protocolos
Quantitativo de Processos por Classificação Conarq Mostra o número de processos cadastrados na instituição por mês, ano ou período SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Quantitativo de Processos por Classificação Conarq Administrar o Sistema de Protocolos
Quantitativo de Despachos por Unidade/Usuário Permite a exibição de um relatório quantitativo dos despachos por unidade. Onde podemos restringir por período e usuário SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Quantitativo de Despachos por Unidade/Usuário Administrar o Sistema de Protocolos
Quantitativo de Empréstimos Permite consultar os quantitativos de empréstimos realizados em sua unidade SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Relatórios → Quantitativo de Empréstimos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Submenu: Consultas
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Despachos Pendentes de Autenticação Permite a autenticação de despachos eletrônicos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Despachos Pendentes de Autenticação Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processo Detalhado Permite a visualização de forma detalhada de processos, Receber Processo Arquivado SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Processos → Processo Detalhado Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos por Documento Permite a Consulta de Processos por Documento SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Processos → Processos por Documento Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo
Processos por Interessado Permite a Consulta de Processos por interessado SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Processos → Processos por Interessado Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo
Solicitações de Cancelamento do Processo Permite listar solicitações de cancelamento do processo SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Processos → Solicitações de Cancelamento do Processo Cadastrar Protocolo
Consulta Geral de Documentos Permite realizar a consulta de documentos cadastrados no sistema SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Documentos → Consulta Geral de Documentos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Meus Ofícios Lista os Ofícios cadastrados ou autenticados pelo seu usuário SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Ofícios → Meus Ofícios Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Ofícios Recebidos Permite a consulta de Ofícios já recebidos SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Ofícios → Ofícios Recebidos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Submenu: Indicadores
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Quantitativo de Processos na Unidade e Subordinadas Permite a exibição de um relatório quantitativo de processos na unidade e suas subordinadas SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Quantitativo de Processos na Unidade e Subordinadas Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Quantitativo de Processos Recebidos por Usuário na Unidade Permite a exibição de um relatório quantitativo de processos recebidos na unidade e suas subordinadas, detalhando os usuários que efeturam o recebimento SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Quantitativo de Processos Recebidos por Usuário na Unidade Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Quantitativo de Processos Enviados por Usuário na Unidade Permite a exibição de um relatório quantitativo de processos enviados na unidade e suas subordinadas, detalhando os usuários que efeturam o recebimento SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Quantitativo de Processos Enviados por Usuário na Unidade Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Quantitativo de Processos por Responsável na Unidade Permite a exibição de um relatório quantitativo de responsáveis por processos na unidade e suas subordinadas SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Quantitativo de Processos por Responsável na Unidade Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Relatório Movimentações por Unidade Permite a exibição de um relatório quantitativo de movimentações de uma unidade SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Consultas/Relatórios → Consultas → Indicadores → Relatório Movimentações por Unidade Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo

Portal Administrativo

Menu: Protocolo
Submenu: Processos
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Consultar Processo Permite a visualização de forma detalhada de processos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Consultar Processo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Adicionar Novo Documento Permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Adicionar Novo Documento Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
Autuar Processo Permite realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para serem autuados, assim passando a ser considerado processo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Autuar Processo Cadastrar Protocolo
Abrir Dossiê Permite criar dossiês que posteriormente poderão ser oficializados como processos, quando os mesmos forem submetidos à opção “criar processo” SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Abrir Dossiê Cadastrar Protocolo
Cadastrar Processo Efetuar o registro de processos no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Processo Cadastrar Protocolo
Cadastrar Processo Antigo Realizar o cadastro de um processo antigo no sistema da Instituição SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Processo Antigo Cadastrador de Processo Antigo
Registrar Dados do Processo Permite o cadastro das informações de um processo a partir de uma etiqueta protocoladora a qual reserva uma numeração de protocolo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Registrar Dados do Processo Cadastrar Protocolo
Cadastrar Fluxo do Processo Esta operação tem como objetivo o cadastro de um fluxo de processo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Fluxo do Processo Gestor Fluxo Processo
Alterar Processo Permite a alteração de processos cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Alterar Processo Cadastrar Protocolo
Alterar Tipo do Processo Permite alterar o tipo do processo cadastrado no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Alterar Tipo do Processo Gestor Protocolo
Alterar Encaminhamento Permite a alteração de um encaminhamento de um processo. Os processos possíveis de alteração listados abaixo, foram enviados e ainda não foram recebidos pela unidade de destino SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Alterar Encaminhamento Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
Cancelar Encaminhamento Permite cancelar o encaminhamento dos processos enviados pela unidade que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cancelar Encaminhamento Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
Enviar Através desta operação é possível realizar o envio de processos para outros destinos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Enviar Enviar Protocolo
Receber Permite registrar o recebimento por sua unidade de processos cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Receber Receber Protocolo
Cadastrar Ocorrências Permite adicionar ocorrências ou observações aos processos que estão na sua unidade SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Ocorrências Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado
Definir Localização Física Permite definir a localização física de processos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Definir Localização Física Cadastrar Protocolo
Despacho Eletrônico Permite o cadastro de despachos para um processo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Despacho Eletrônico Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo
Diligência Permite o registro de diligência a um processo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Diligência Cadastrar Protocolo
Ocorrências com Prazos Atrasados Lista as ocorrências cujos prazos de término estão atrasados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Ocorrências com Prazos Atrasados Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Cancelamento de Juntadas Efetuar o cancelamento de juntadas realizadas por engano no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cancelamento de Juntadas Cadastrar Protocolo
Desapensação de Processos Permite realizar a desapensação de processos. Ou seja, fazer a separação entre eles, os quais foram juntados temporariamente SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Desapensação de Processos Cadastrar Protocolo
Juntada de Processos Permite realizar a juntada de processos. Ou seja, fazer a união entre eles, com o qual se tenha relação ou dependência, pode ser por Anexação ou Apensação SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Juntada de Processos Cadastrar Protocolo
Juntada de Documentos Avulsos a Processo Permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Juntada de Documentos Avulsos a Processo Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Arquivar Permite arquivar processos já cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Arquivar Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Desarquivar Permite o desarquivamento dos processos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Desarquivar Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Registrar Envio Permite realizar o envio de processos para outros destinos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Transferência de Processos → Registrar Envio Enviar Protocolo
Registrar Recebimento Permite registrar o recebimento por sua unidade de processos cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Transferência de Processos → Registrar Recebimento Receber Protocolo
Registrar Empréstimo Permite realizar a consulta de processos que estão arquivados que podem ser selecionados para serem emprestados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Registrar Empréstimo Cadastrar Protocolo
Acompanhar Empréstimos Permite realizar a consulta de processos emprestados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Acompanhar Empréstimos Cadastrar Protocolo
Solicitar Cancelamento Permite a solicitação de cancelamento de um processo. Apenas serão listados os processos que foram originados na sua unidade ou em unidades/centros de custo vinculados a ela SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Solicitar Cancelamento Cadastrar Protocolo
Confirmar Cancelamentos Confirmar ou negar solicitações de cancelamento de processos duplicados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Confirmar Cancelamentos Cadastrar Protocolo
Submenu: Documentos
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Consultar Documentos Permite realizar a consulta de documentos cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Consultar Documentos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Cadastrar Documentos Permite o registro de documento avulso na instituição, isto é, informação que não demanda reunião e ordenação em processo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Documentos Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Registrar Dados do Documento Permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora a qual reserva uma numeração de protocolo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Registrar dados do Documento Cadastrar Protocolo
Alterar Encaminhamento Permite alterar o encaminhamento de Documentos com última movimentação de envio pertencente à sua unidade (ou unidades/centros de custo vinculados) e que ainda não foram recebidos pelo destino SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Alterar Encaminhamento Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
Cancelar Encaminhamento Permite cancelar o encaminhamento dos documentos enviados pela unidade que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cancelar Encaminhamento Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo
Enviar Permite Registrar a saída de documentos que se encontram na sua unidade, informando a unidade de destino SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Enviar Enviar Protocolo
Receber Permite Registrar o recebimento de documentos que se encontram pendentes na sua unidade SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Receber Receber Protocolo
Cadastrar Ocorrências Permite a listagem de documentos da sua unidade para cadastro de ocorrências SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Ocorrências Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Despacho Eletrônico Permite o cadastro de despachos de documento SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Despacho Eletrônico Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Ocorrências com Prazos Atrasados Lista as ocorrências cujos prazos de término estão atrasados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Ocorrências com Prazos Atrasados Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Arquivar Permite realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para serem arquivados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Arquivar Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Desarquivar Permite o desarquivamento dos documentos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Desarquivar Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Receber Protocolo
Registrar Empréstimo Permite realizar a consulta de documentos que estão arquivados que podem ser selecionados para serem emprestados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Registrar Empréstimo Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Acompanhar Empréstimos Permite realizar a consulta de documentos emprestados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Acompanhar Empréstimos Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo
Submenu: Despachos eletrônicos
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Autenticar Permite a autenticação de despachos eletrônicos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Despachos Eletrônicos → Autenticar Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Cadastrar Despachos de Documentos Permite o cadastro de despachos de documento SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despachos de Documentos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Cadastrar Despachos de Processos Permite o cadastro de despachos para um processo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despachos de Processos Cadastrar Documentos, Cadastrar Protocolo
Submenu: Etiquetas Protocoladoras
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Gerar Etiquetas Gerar etiquetas para protocolar documentos e processos, reservando previamente uma numeração SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas Protocoladoras → Gerar Etiquetas Cadastrar Protocolo
Reimprimir Etiquetas Permite a reimpressão de etiquetas protocoladoras de processos já cadastrados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas Protocoladoras → Reimprimir Etiquetas Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrar Protocolo
Histórico de Impressão/Reimpressão Permite a exibição de um relatório de impressão/reimpressão de etiquetas SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas Protocoladoras → Histórico de Impressão/Reimpressão Administrar o Sistema de Protocolos
Submenu: Etiquetas para Capas
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Gerar/Reimprimir Etiquetas Permite a geração ou reimpressão de etiquetas para capas de documentos/processos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas para Capas → Gerar/Reimprimir Etiquetas Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrar Protocolo
Histórico de Impressão/Reimpressão Permite a exibição de um relatório de impressão/reimpressão de etiquetas SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Etiquetas para Capas → Histórico de Impressão/Reimpressão Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrar Protocolo
Submenu: Consultas
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Capa do Processo Permite a visualização de forma detalhada de processos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Capa do Processo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Despachos Permite a autenticação de despachos eletrônicos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Despachos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Guia de Movimentação Permite a reimpressão das guias de movimentação. As guias de movimentação apresentam os processos enviados pela sua unidade, em um determinado dia, a uma unidade ou órgão externo de destino SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Guia de Movimentação Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Documentos Permite realizar a consulta de documentos cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Documentos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Ofícios Recebidos Permite a consulta de Ofícios já recebidos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Ofícios Recebidos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Meus Ofícios Lista os Ofícios cadastrados ou autenticados pelo seu usuário SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Meus Ofícios Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Fluxo de Processos Permite consultar os fluxos, de processos, cadastrados no sistema SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Fluxo de Processos Cadastrar Protocolo
Localizar Processos Permite a busca e localização de processos cadastrados SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Localizar Processos Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo
Processo Detalhado Permite a visualização de forma detalhada de processos, Receber Processo Arquivado SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Processo Detalhado Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentranhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos por Documento Permite a Consulta de Processos por Documento SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Processos por Documento Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo
Processos por Interessado Permite a Consulta de Processos por interessado SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Processos por Interessado Cadastrar Protocolo, Receber Protocolo
Sol. De Cancelamento de Processo Permite listar solicitações de cancelamento do processo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Sol. De Cancelamento de Processo Cadastrar Protocolo
Submenu: Relatórios
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Documentos com Atraso na Tramitação Lista os documentos que após o recebimento na unidade de destino mais atual excederam o tempo esperado de permanecer nela SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Documentos com Atraso na Tramitação Enviar Protocolo
Movimentação do Processo Exibe a movimentação do processo, mostrando as unidades por onde o mesmo passou SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Movimentação do Processo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos com Atraso na Tramitação Lista os processos que após o recebimento na unidade de destino mais atual excederam o tempo esperado para que ele permanecesse nela SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos com Atraso na Tramitação Enviar Protocolo
Processos Disponíveis para Destinação Final Lista os processos que estão disponíveis para destinação final (eliminação ou guarda permanente), baseando-se nos prazos de guarda corrente e intermediário da sua classificação Conarq, a partir da sua data de autuação SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos Disponíveis para Destinação Final Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos Movimentados Permite a exibição de um relatório contendo movimentos de envio ou recebimento de processos de uma unidade em dado período SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos Movimentados Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos Movimentados por Tipo Lista os ofícios cadastrados/autenticados pelo seu usuário e já enviados. Permite o cancelamento desses ofícios, assim como, acompanhá-los SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos Movimentados por Tipo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos na Unidade Mostra o número de processos existentes atualmente nas unidades SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos na Unidade Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Processos por tipo Mostra o número de processos existentes por tipo nas unidades SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Processos por tipo Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Quantidade de Processos Mostra o número de processos existentes atualmente nas unidades SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Quantidade de Processos Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Tempo dos Processos na Unidade Mostra o tempo em que os processos estão nas unidades SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Tempo dos Processos na Unidade Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Tempo Médio de Tramitação Permite a exibição de um relatório do tempo de vida médio de processos encontrados conforme os filtros da busca SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Relatórios → Tempo Médio de Tramitação Administrador de Processos Sigilosos, Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo, Cadastrar Desentanhamento, Cadastrar Desmembramento, Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo, Enviar Protocolo, Gestor Documentos, Gestor Fluxo Processo, Gestor Protocolo, Gestor Sigilo Protocolo, Procuradoria Jurídica, Receber Processo Arquivado, Receber Protocolo
Submenu: CÓDIGO DE BARRAS
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
CÓDIGO DE BARRAS Download da ferramenta para registrar o envio ou recebimento de processos através do seu código de barras SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → CÓDIGO DE BARRAS Receber Protocolo
Submenu: Administração
Funcionalidade Finalidade Caminho no Sistema Perfil(is)
Cadastrar (Classificação Conarq) Cadastrar uma Classificação Conarq SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Classificação Conarq → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar (Classificação Conarq) Lista as Classificações Conarq já cadastradas e permite alterá-las SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Classificação Conarq → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar (Documento-Espécie) Esta operação permite o cadastro de documentos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Documento (Espécie) → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar (Documento-Espécie) Lista todos os documentos (Espécie) cadastrados no sistema de protocolo SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Documento (Espécie) → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Cadastrar (Tipo de Processo) Permite o cadastro de tipos de processos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Tipo de Processo → Cadastrar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Listar/Alterar (Tipo de Processo) Permite a alteração, ativação e inativação de tipos de processos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Tipo de Processo → Listar/Alterar Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo
Unidades para Tramitação Externa Indicar quais unidades podem realizar tramitação externa de processos e documentos SIPAC → Portal Administrativo → Protocolo → Administração → Unidades para Tramitação Externa Administrar o Sistema de Protocolos, Cadastrador de Processo Antigo

Vídeos

Em breve.

Funcionalidades

Funcionalidades

Cadastrar Processo

O cadastro de processo eletrônico permite ao usuário realizar o cadastro de um novo processo no sistema SIPAC da UFPB. Em termos gerais, um processo eletrônico é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos e poderá ser movimentado entre diferentes unidades administrativas da instituição até sua conclusão e arquivamento.

A funcionalidade de cadastro de processo pode ser acessada por:

Caminho alternativo:

Inicialmente, informe os seguintes DADOS GERAIS DO PROCESSO a ser cadastrado:

Após informar os Dados Gerais do Processo, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. O sistema apresenta o formulário para inserção dos DOCUMENTOS DO PROCESSO.

É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com as Opções de Documentos a serem inseridos, ou seja, se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes e previamente cadastrados no sistema.

Caso opte por Informar Novo Documento, insira os seguintes dados

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores que farão a ASSINATURA ELETRÔNICA do documento. Para isso, clique no ícone apropriado e busque pelos assinates que desejar. É preciso que o usuário clique no ícone verde "Adicionar Assinante" para selecionar o servidor que será inserido como assinante.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos.

De volta à tela de cadastro dos Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clique no botão "Inserir Documento" para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo.

Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.

Após inserir todos os documentos desejados, clique em "Continuar" para prosseguir com o cadastro do processo. O sistema o direcionará para a página de DADOS DO INTERESSADO.

Devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria:

Após preencher os campos necessários, clique em "Inserir" para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo

Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.

Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone da lixeira ao seu lado.

Após inserir todos os interessados desejados, clique em "Continuar". O sistema o direcionará para a página MOVIMENTAÇÃO INICIAL DO PROCESSOS:

Insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade. Cabe destacar que caso opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela, e selecione se deseja Informar Despacho ou não. Caso opte por informar o despacho do processo, será necessário inserir, também, os seguintes Dados Gerais do Despacho:

Após definir os dados, clique em "Pré-Visualizar" se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo.

Para finalizar a operação, clique em "Confirmar". A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:

Funcionalidades

Alterar Processo

Esta funcionalidade permite que o usuário altere os dados de um processo previamente cadastrado no sistema da Instituição. É importante destacar que a alteração só poderá ser realizada antes do recebimento do processo na sua unidade de destino, ainda na primeira tramitação. Para usar esta operação, siga o caminho abaixo:

ou o caminho alternativo:

A seguinte tela será apresentada pelo sistema, com os campos para Consulta de Processos e a lista de Processos Possíveis de Alteração:

Para realizar uma busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

Após inserir os dados desejados, clique em "Consultar" para seguir com a operação. A lista com os Processos Possíveis de Alteração será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na lista de Processos Possíveis de Alteração, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

A partir da lista de Processos Possíveis de Alteração, é possível visualizar um documento inserido no processo, visualizar os dados gerais do documento, visualizar detalhes de um dos processos listados e/ou alterar os dados de um processo, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Se desejar visualizar os dados do processo associado ao documento em questão, clique em seu número.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique em "Visualizar Documento" (ícone papel). Esta opção será válida sempre que for exibida.

O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes um determinado documento listado, clique em "Visualizar Dados do Documento" (ícone lupa). Esta ação será válida sempre que estiver presente.

A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Selecionar Processo

Clique no ícone seta (cor verde) ao lado do processo cujos dados deseja alterar para selecioná-lo. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Na tela acima, é possível alterar o Tipo do Processo selecionado, seu Assunto Detalhado e, se desejar, uma Observação sobre ele. É importante destacar que ao modificar o Tipo do Processo, o Assunto do Processo será prontamente ajustado para se adequar ao Tipo do Processo informado.

Após realizar as alterações desejadas, clique em Continuar para prosseguir. A seguinte página será disponibilizada pelo sistema:

Confira os dados do processo e clique em "Confirmar" se desejar registrar no sistema as alterações realizadas. O sistema exibirá a mensagem do sucesso.

Funcionalidades

Adicionar Novos Documentos

O usuário poderá incluir novos documentos ou removê-los em um processo vinculado a sua unidade ou outra a ela vinculada, através do seguintes caminhos:

ou

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados:

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em "Consultar" para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na Lista de Processos, clique em + ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

13.png

Caso queira ocultar a lista de Documentos no Processo, clique em - . A página prontamente voltará a exibir a configuração anterior, sem apresentar os documentos encontrados no processo.

A partir da Lista de Processos encontrados, é possível visualizar os documentos inseridos ao processo, visualizar os dados gerais de um determinado documento, visualizar os detalhes do processo, visualizar as leituras realizadas para o processo por servidores da Instituição e/ou adicionar novos documentos ao processo, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Se desejar visualizar os dados do Processo Associado ao documento, clique em seu número.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique em "Visualizar Documento" (ícone papel). Esta opção será válida sempre que for exibida.

O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

14.png

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes os dados referentes a um documento, clique em "Visualizar Dados do Documento" (ícone lupa). Esta ação será válida sempre que estiver presente.

A seguinte tela será prontamente disponibilizada pelo sistema:

15.png

Processo Detalhado

Caso queira visualizar os dados gerais de um determinado processo, clique no link referente ao seu número ou no ícone lupa ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for disponibilizada.

Os Dados Gerais do Processo serão apresentados no formato a seguir:

Visualizar Leituras do Processo

Se desejar visualizar as leituras realizadas anteriormente por servidores da Instituição em um determinado processo, clique no ícone . A seguinte tela será prontamente disponibilizada:

Selecionar Processo

Clique no ícone seta (cor verde) ao lado de um determinado processo para adicionar um documento a ele. O sistema exibirá a seguinte página:

Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser adicionado:

Exemplificaremos com as Opções de Documentos: Informar Novo Documento e o Tipo do Documento: SOLICITAÇÃO.

Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Na tela acima, insira o texto do documento a ser adicionado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que se desejar inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente inserido no espaço dedicado ao texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela "Forma do Documento: Anexar Documento Digital", a tela será exibida da seguinte forma:

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no ícone pessoa. O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser inserido no processo, feche a tela. Os assinantes serão prontamente inseridos na lista de Assinantes do Documento, presente na tela de inserção dos dados do documento que será inserido.

De volta à tela de inserção de documentos no processo, após informar os dados desejados, clique em "Adicionar Documento" para prosseguir com a operação. A tela exibirá a mensagem do sucesso.

Se desejar adicionar um novo documento, repita a operação.

Após inserir todos os documentos desejados, clique em "Finalizar" para dar continuidade à operação. A mensagem de sucesso da inserção dos documentos será exibida na tela do sistema.

Funcionalidades

Cadastrar Documentos

Um documento reúne informações que podem encaminhar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento. É utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de documentos protocolados nas unidades.

A funcionalidade pode ser acessada por meio:

A tela será apresentada da seguinte forma:

sipac-cadastrar_documento-03.png

Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Documento a ser cadastrado:

Forma do Documento: Escrever Documento

Ao optar pela "Forma do Documento: Escrever Documento", a página será exibida na formatação abaixo:

sipac-cadastrar_documento-03a(escrever_documeto).png

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em "Carregar Modelo". A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada. Clicando em confirmar, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Forma do Documento: Anexar Documento Digital

Ao optar pela "Forma do Documento: Anexar Documento Digital", o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

sipac-cadastrar_documento-03b(anexar_documeto_digital).png

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

Após escrever ou inserir o documento, insira os servidores da UFPB responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone "Adicionar Assinante". O sistema o direcionará para a seguinte tela:

image-1620436611621.png

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento.

Em seguida, clique no botão "Continuar".

Na próxima tela, informar Interessados no Documento. A tela será apresentada da seguinte forma:

sipac-cadastrar_documento-04.png

Na tela acima, informe os seguintes dados:

Após de preencher os dados, clique no botão "Inserir". Em seguida, o nome e e-mail do servidor são inseridos na lista dos interessados no documento. Aperte o botão "Continuar" para a seguinte tela.

Apresentando a tela de movimentação inicial:

sipac-cadastrar_documento-05.png

Na tela acima, informe os seguintes dados:

Após do preenchimento dos dados, clique no botão "Continuar".

Apresentando a tela de confirmação.

sipac-cadastrar_documento-06.png

Na tela acima, tem o botão "Pré-visualizar Documento" para verificar se os dados são preenchidos corretamente.

Clique no botão "Confirmar" e os dados do documentos são cadastrados no sistema com sucesso.

Funcionalidades

Consultar Documentos

Esta função permite que o usuário efetue uma pesquisa por documentos cadastrados no sistema da UFPB, bem como visualize as principais informações de um determinado documento, conforme desejado.

Para acessar essa funcionalidade, utilize esse caminho:

A tela Consultar Cadastro é apresentada a seguir abaixo:

sipac-consultar_documento-02.png

Na tela acima, informe os seguintes dados para consultar por um determinado documento:

Visualizar Documento

Caso queira visualizar um documento na íntegra, clique no ícone papel ("Visualizar Documento") ao seu lado. O sistema abrirá a janela abaixo:

sipac-consultar_documento-03(visualizar_documento).png

Exibir Detalhes

Clique no ícone lupa ou no link correspondente ao número de protocolo do documento ("Exibir Detalhes"), destacado em azul, para visualizar seus detalhes.

O sistema o direcionará para a seguinte página:

sipac-consultar_documento-03(exibir_detalhes).png

Visualizar Leituras

Caso queira visualizar as leituras já realizadas para um determinado documento, clique no ícone Pessoa com lupa ("Visualizar Leituras") ao seu lado.

A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:

sipac-consultar_documento-03(visualizar_leituras).png

Visualizar Interessados

Para visualizar a lista de interessados em um determinado documento, clique no ícone Duas pessoas ("Visualizar Interessados").

Uma tela idêntica à exibida abaixo será carregada:

sipac-consultar_documento-03(visualizar_interessados).png

Funcionalidades

Registrar Dados do Documento

Esta funcionalidade permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora, que é utilizada para reservar, sem qualquer informação inicial, uma numeração de protocolo de documento para inserção posterior dos dados. Para usar esta operação, siga esse caminho abaixo:

Será exibida uma lista com as Etiquetas Protocoladoras registradas no sistema, e um formulário de busca para que, filtrando os dados, seja possível encontrar facilmente a etiqueta desejada. Conforme a imagem abaixo:

sipac-protocolo-registrar_dados_documento-01.png

Para refinar a busca por Etiquetas Protocoladoras informe um ou mais dos seguintes dados:

Para prosseguir com a operação, clique em "Buscar". A lista com Etiquetas Protocoladoras Encontradas será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, clique no ícone seta (cor verde) para selecionar a etiqueta desejada, a qual servirá de base para os dados do documento a ser registrado.

O sistema direcionará para a tela "Dados do Documento". Insira os dados:

Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, o sistema exibirá o editor de texto para formatação. Insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá os campos para o preenchimento de dados. Preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da UFPB responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone pessoa.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento, presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo.

De volta à tela de cadastro dos Dados do Documento, para prosseguir com a operação, clique em "Continuar". O sistema exibe a tela Dados do Interessado a ser inserido.

Devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:

Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo. O sistema exibirá a mensagem da inserção com sucesso.

De volta à tela com os campos para inserção dos interessados no processo, após inserir todos os interessados desejados, clique em "Continuar". O sistema o direcionará para a página Movimentação Inicial.

Defina a Movimentação Inicial do documento. Para isso, insira sua Origem Interna, selecionando se é Outra Unidade da UFPB ou se é a Própria Unidade de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a primeira opção, o campo Unidade de Origem será disponibilizado para preenchimento.

Caso selecione a opção Própria Unidade, será necessário informar também a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino.

Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Por fim, selecione se deseja Informar Despacho para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir:

Após inserir todas as informações desejadas, clique em "Continuar". A tela Dados do Documento será disponibilizada pelo sistema.

Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em "Pré-Visualizar Documento".

Para finalizar a operação, clique em "Confirmar". O sistema mostrará a mensagem de sucesso.

Perguntas Frequentes

Posso comparecer no setor de Protocolo Geral para entregar o documento físico?

Não, todos os protocolos são cadastrados de forma digital (SIPAC). Pois, em conformidade com o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, a UFPB atualmente adota o uso de processos administrativos exclusivamente na modalidade eletrônica. Dessa forma, não mais sendo necessário ao usuário a entrega dos documentos físicos ou comparecimento ao setor de Protocolo Geral.