# Cadastrar Documentos --- - SISTEMA(S): [SIPAC](https://sipac.ufpb.br/sipac/) - MÓDULO(S): Protocolo - PERFIL(IS): Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo --- Um documento reúne informações que podem encaminhar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento. É utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de documentos protocolados nas unidades. A funcionalidade pode ser acessada por meio: * SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Documentos A tela será apresentada da seguinte forma: [![sipac-cadastrar_documento-03.png](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/xU46kugTJD6rPSLO-sipac-cadastrar-documento-03.png)](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/xU46kugTJD6rPSLO-sipac-cadastrar-documento-03.png) Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Documento a ser cadastrado: * Documento (Espécie) - É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la; * Assunto do Documento - Também destacar que após preencher os primeiros algarismos ou as primeiras letras da informação desejada, o sistema mostrará uma lista de opções disponívei para escolher. Clique na opção desejada para selecioná-la; * Natureza do Documento - Selecionar uma das opções existentes (OSTENSIVO ou RESTRITO); * Tipo de Documento Detalhado - Preencher o nome do documento. * Observações - Colocar a observação desejada. * Forma do Documento - Selecionar uma das opções: Escrever Documento ou Anexar Documento Digital ###### **Submenu:Forma do Documento: Escrever Documento** Ao optar pela "Forma do Documento: Escrever Documento", a página será exibida na formatação abaixo: [![sipac-cadastrar_documento-03a(escrever_documeto).png](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/7rTSM2qB3jpBrVtG-sipac-cadastrar-documento-03aescrever-documeto.png)](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/7rTSM2qB3jpBrVtG-sipac-cadastrar-documento-03aescrever-documeto.png) Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema. É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto. Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em "Carregar Modelo". A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada. Clicando em confirmar, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado. ###### **Submenu:Forma do Documento: Anexar Documento Digital** Ao optar pela "Forma do Documento: Anexar Documento Digital", o sistema exibirá a tela da seguinte forma: [![sipac-cadastrar_documento-03b(anexar_documeto_digital).png](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/UYvdpa59k4ypz16z-sipac-cadastrar-documento-03banexar-documeto-digital.png)](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/UYvdpa59k4ypz16z-sipac-cadastrar-documento-03banexar-documeto-digital.png) Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado: * Origem do Documento - Um documento pode ser classificado quanto a sua origem como: * Documento Interno - Novo documento que será protocolado e sua numeração gerada pelo sistema. * Documento Externo - Documento já protocolado na origem e que já apresenta uma numeração. Nesse caso, devem ser informados no cadastro o protocolo original e o órgão externo de origem; * Identificador - Código que identifique o documento, como, por exemplo, o número da portaria, da ata, da nota fiscal, do contrato, etc; * Ano - Digitar o ano do documento; * Data do Documento - Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone; * Data do Recebimento - Data na qual o arquivo foi recebido fisicamente; * Responsável pelo Recebimento - Digitar o nome da pessoa responsável; * Tipo de Conferência - Realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema; * Arquivo Digital - Inserir o documento digital. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador. * Número de Folhas - Número de páginas existentes no documento; Após escrever ou inserir o documento, insira os servidores da UFPB responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone "Adicionar Assinante". O sistema o direcionará para a seguinte tela: [![image-1620436611621.png](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/aZOnTChoru2D4Y06-image-1620436611621.png)](https://faq.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-05/aZOnTChoru2D4Y06-image-1620436611621.png) Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento. Em seguida, clique no botão "Continuar". Na próxima tela, informar Interessados no Documento. A tela será apresentada da seguinte forma: [![sipac-cadastrar_documento-04.png](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/hFOcTNKl11RD9jfJ-sipac-cadastrar-documento-04.png)](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/hFOcTNKl11RD9jfJ-sipac-cadastrar-documento-04.png) Na tela acima, informe os seguintes dados: * Servidor - digita as primeiras letras do nome e o sistema mostra uma lista de nomes de servidores disponíveis para escolha; * Notificar Interessado: - Sim ou Não; * E-mail - preenche o e-mail do servidor. Após de preencher os dados, clique no botão "Inserir". Em seguida, o nome e e-mail do servidor são inseridos na lista dos interessados no documento. Aperte o botão "Continuar" para a seguinte tela. Apresentando a tela de movimentação inicial: [![sipac-cadastrar_documento-05.png](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/YQ1wWrRM9FtldY2Q-sipac-cadastrar-documento-05.png)](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/YQ1wWrRM9FtldY2Q-sipac-cadastrar-documento-05.png) Na tela acima, informe os seguintes dados: * Unidade de Destino - Para informar a unidade desejada, digite seu código ou nome ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema; * Tempo Esperado na Unidade de Destino - Para informar quantidade em dias; * Urgente - Informa Sim ou Não. Após do preenchimento dos dados, clique no botão "Continuar". Apresentando a tela de confirmação. [![sipac-cadastrar_documento-06.png](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/Q5YYLFCTWp24waoW-sipac-cadastrar-documento-06.png)](https://conhecimento.sti.ufpb.br/uploads/images/gallery/2021-07/Q5YYLFCTWp24waoW-sipac-cadastrar-documento-06.png) Na tela acima, tem o botão "Pré-visualizar Documento" para verificar se os dados são preenchidos corretamente. Clique no botão "Confirmar" e os dados do documentos são cadastrados no sistema com sucesso.