Cadastrar Documentos

SISTEMA(S): SIPAC 
 
 MÓDULO(S): Protocolo 
 PERFIL(IS): Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo 
 
 
 Um documento reúne informações que podem encaminhar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento. É utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de documentos protocolados nas unidades. 
 A funcionalidade pode ser acessada por meio: 
 
 SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Documentos 
 
 A tela será apresentada da seguinte forma: 
 
 Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Documento a ser cadastrado: 
 
 Documento (Espécie) - É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la; 
 Assunto do Documento - Também destacar que após preencher os primeiros algarismos ou as primeiras letras da informação desejada, o sistema mostrará uma lista de opções disponívei para escolher. Clique na opção desejada para selecioná-la; 
 Natureza do Documento - Selecionar uma das opções existentes (OSTENSIVO ou RESTRITO); 
 Tipo de Documento Detalhado - Preencher o nome do documento. 
 Observações - Colocar a observação desejada. 
 Forma do Documento - Selecionar uma das opções: Escrever Documento ou Anexar Documento Digital 
 
 Submenu:Forma do Documento: Escrever Documento 
 Ao optar pela "Forma do Documento: Escrever Documento", a página será exibida na formatação abaixo: 
 
 Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema. 
 É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto. 
 Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em "Carregar Modelo". A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada. Clicando em confirmar, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado. 
 Submenu:Forma do Documento: Anexar Documento Digital 
 Ao optar pela "Forma do Documento: Anexar Documento Digital", o sistema exibirá a tela da seguinte forma: 
 
 Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado: 
 
 Origem do Documento - Um documento pode ser classificado quanto a sua origem como:
 
 Documento Interno - Novo documento que será protocolado e sua numeração gerada pelo sistema. 
 Documento Externo - Documento já protocolado na origem e que já apresenta uma numeração. Nesse caso, devem ser informados no cadastro o protocolo original e o órgão externo de origem; 
 
 
 Identificador - Código que identifique o documento, como, por exemplo, o número da portaria, da ata, da nota fiscal, do contrato, etc; 
 Ano - Digitar o ano do documento; 
 Data do Documento - Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone; 
 Data do Recebimento - Data na qual o arquivo foi recebido fisicamente; 
 Responsável pelo Recebimento - Digitar o nome da pessoa responsável; 
 Tipo de Conferência - Realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema; 
 Arquivo Digital - Inserir o documento digital. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador. 
 Número de Folhas - Número de páginas existentes no documento; 
 
 Após escrever ou inserir o documento, insira os servidores da UFPB responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone "Adicionar Assinante". O sistema o direcionará para a seguinte tela: 
 
 Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento. 
 Em seguida, clique no botão "Continuar". 
 Na próxima tela, informar Interessados no Documento. A tela será apresentada da seguinte forma: 
 
 Na tela acima, informe os seguintes dados: 
 
 Servidor - digita as primeiras letras do nome e o sistema mostra uma lista de nomes de servidores disponíveis para escolha; 
 Notificar Interessado: - Sim ou Não; 
 E-mail - preenche o e-mail do servidor. 
 
 Após de preencher os dados, clique no botão "Inserir". Em seguida, o nome e e-mail do servidor são inseridos na lista dos interessados no documento. Aperte o botão "Continuar" para a seguinte tela. 
 Apresentando a tela de movimentação inicial: 
 
 Na tela acima, informe os seguintes dados: 
 
 Unidade de Destino - Para informar a unidade desejada, digite seu código ou nome ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema; 
 Tempo Esperado na Unidade de Destino - Para informar quantidade em dias; 
 Urgente - Informa Sim ou Não. 
 
 Após do preenchimento dos dados, clique no botão "Continuar". 
 Apresentando a tela de confirmação. 
 
 Na tela acima, tem o botão "Pré-visualizar Documento" para verificar se os dados são preenchidos corretamente. 
 Clique no botão "Confirmar" e os dados do documentos são cadastrados no sistema com sucesso.