Registrar Dados do Documento SISTEMA(S): SIPAC MÓDULO(S): Protocolo PERFIL(IS): Cadastrar Protocolo Esta funcionalidade permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora, que é utilizada para reservar, sem qualquer informação inicial, uma numeração de protocolo de documento para inserção posterior dos dados. Para usar esta operação, siga esse caminho abaixo: SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Registrar Dados do Documento Será exibida uma lista com as Etiquetas Protocoladoras registradas no sistema, e um formulário de busca para que, filtrando os dados, seja possível encontrar facilmente a etiqueta desejada. Conforme a imagem abaixo: Para refinar a busca por Etiquetas Protocoladoras informe um ou mais dos seguintes dados: Número de Protocolo , determinado por um formato específico (Radical.Número/Ano); Nome da Unidade de Origem , ao digitar os três primeiros dígitos para que o sistema mostre uma lista com as opções de preenchimento; Gerada entre , intervalo de datas em que o processo foi realizado. Utilize os ícones para facilitar a seleção das datas através de um calendário gerado; Todas as Etiquetas Protocoladoras : Quando este campo é selecionado, os demais campos são automaticamente desmarcados. Para prosseguir com a operação, clique em "Buscar". A lista com Etiquetas Protocoladoras Encontradas será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados. Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, clique no ícone seta (cor verde) para selecionar a etiqueta desejada, a qual servirá de base para os dados do documento a ser registrado. O sistema direcionará para a tela "Dados do Documento". Insira os dados: Selecione o Tipo do Documento , dentre as opções disponíveis; Assunto Detalhado do documento; Observações referentes ao documento; Forma do Documento , dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital. Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual. Escrever Documento Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, o sistema exibirá o editor de texto para formatação. Insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema. Anexar Documento Digital Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá os campos para o preenchimento de dados. Preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado: Código Identificador do documento; Ano do documento; Data do Documento . Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone . Número de Folhas existentes no documento; Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema; Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador. Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da UFPB responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone pessoa. Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento , presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo . De volta à tela de cadastro dos Dados do Documento , para prosseguir com a operação, clique em "Continuar". O sistema exibe a tela Dados do Interessado a ser inserido . Devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir: Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador; Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula; Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo; Unidade: Unidade da Instituição; Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome. Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo . O sistema exibirá a mensagem da inserção com sucesso. De volta à tela com os campos para inserção dos interessados no processo, após inserir todos os interessados desejados, clique em "Continuar". O sistema o direcionará para a página Movimentação Inicial . Defina a Movimentação Inicial do documento. Para isso, insira sua Origem Interna , selecionando se é Outra Unidade da UFPB ou se é a Própria Unidade de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a primeira opção, o campo Unidade de Origem será disponibilizado para preenchimento. Caso selecione a opção Própria Unidade , será necessário informar também a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino , ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino. Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema. Por fim, selecione se deseja Informar Despacho para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir: Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas; Indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável ; Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho , dentre as opções disponibilizadas para escolha; Indique se o despacho será Público ou não; Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo . Caso opte por Informar Despacho , um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido; Para anexar um arquivo ao despacho, clique em Selecionar arquivo e busque-o em seu computador. Após inserir todas as informações desejadas, clique em "Continuar". A tela Dados do Documento será disponibilizada pelo sistema. Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em "Pré-Visualizar Documento". Para finalizar a operação, clique em "Confirmar". O sistema mostrará a mensagem de sucesso.