Funcionalidades Funcionalidades disponíveis no módulo de submissão de documentos. Configuração de um Processo Seletivo SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor / Consulta Documentos Essa funcionalidade permite ao Gestor gerencie o Processo Seletivo para as submissões. O processo seletivo define os conjuntos de documentos que serão requeridos para os candidatos. Essas configurações são aplicadas para todos os Processos Submissão criados para o Processo Seletivo. Cadastro de Processo Seletivo Perfil GESTOR Para iniciar a configuração de um Processo Seletivo, acesse: Submissão de Documentos → Processos Seletivos → Configurar Processo Seletivo É exibido a lista de Processos Seletivos em etapa de convocação, selecione o desejado e clique em “Configurar”. O processo seletivo será exibido na listagem abaixo. Listagem dos Processos Seletivos Os Processos Seletivos configurados são listados na página inicial: Submissão de Documentos → Processos Seletivos Nessa seção são listados, por padrão, os Processos Seletivos ativos. Visualização do Processo Seletivo Para visualizar os dados Processo Seletivo no submissão, acesse: Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] Na página é possível visualizar: a lista de documentos requeridos, a lista de processos submissão. Cadastro da Documentação Requerida Perfil GESTOR Não é possível gerenciar a documentação requerida do processo seletivo, quando um processo submissão do processo seletivo está em período de submissão. Após configurar o Processo Seletivo, é necessário cadastrar a documentação que será solicitada aos candidatos. Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] Na seção "Documentos Requeridos", clique na opção Cadastrar Novo Documento . Será aberta uma nova seção "Novo Documento Requerido" onde é possível cadastrar os dados do documento que será solicitado aos candidatos. Nome : Nome resumido para o documento Descrição : Descrição detalhada sobre o documento Ordem : Ordem de exibição do documento na lista de documentos exibida para o candidato Restrição do Documento : A restrição para quais grupos de candidatos esse documento se aplica (para mais informações acesse " Restrição de Documento ") Grupo de Cota : Só exibido quando a Restrição do Documento selecionada por "Cota", indica a cota a qual o documento será restrito Obrigatório : Indica se o documento requer um envio obrigatório de arquivo pelo candidato Preencha os dados, e para finalizar clique em Cadastrar . Alteração da Documentação Requerida Perfil GESTOR Para ajustar a documentação requerida do processo seletivo acesse: Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Documentos Requeridos Use as opções de Cadastrar Novo Documento , Editar ou Excluir para gerenciar os items da documentação. Processo de Submissão SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor Essa funcionalidade permite gerenciar os processos de submissão. No Cadastro de um Processo de Submissão são atribuídos descrição para o processo, e definidos os períodos de submissão e retificação. Cadastrar Processo de Submissão O cadastro do Processo de Submissão é dividido em duas partes: (1) cadastro das informações gerais do processo; (2) cadastro dos períodos de submissão. Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Cadastrar Processo de Submissão O processo submissão só é exibido no Portal Público do SIGAA, após o processamento da convocação. Cadastro de informações gerais Nessa primeira etapa são informados os dados gerais do Processo de Submissão e definida a configuração de processo que será utilizada. Descrição : Descrição para identificar o Processo de Submissão; Data de Início : A data de início do Processo de Submissão; Data de Fim : A data de fim do Processo Submissão que engloba todos os períodos de submissão e retificação; Após o preenchimento dos dados, para confirmar o cadastro clique em Cadastrar . Cadastro de períodos de submissão/retificação Nessa etapa são cadastrados e visualizados os períodos em que os candidatos poderão submeter os documentos. Para cadastrar um novo período deve-se clicar no botão Adicionar Período e preencher os campos apresentados: Tipo do Período : Indica se o período cadastro é de Submissão ou Retificação; Data Inicial : Data de início do período de submissão; Data Final : Data de fim do período de submissão; Confirme o cadastro clicando em Cadastrar . Após cadastrar o período, a tela exibe a lista de períodos já cadastrado, onde é possível editá-los e removê-los. Listar Processos de Submissão Página na qual são listados os Processos de Submissão cadastrados no sistema. Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] Na listagem de processos é possível Visualizar e Editar. Processar Convocados SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor Essa operação permite relacionar uma Convocação de um Processo Seletivo a um Processo de Submissão. Após essa operação todos os candidatos convocados, terão acesso ao Processo Submissão pelo Portal Público do SIGAA , com o código de acesso enviado para o e-mail candidato. A convocação para o Processo Seletivo do SiSU, é realizada pela STI. Para mais informações consulte Procedimento para o SiSU . Processando Convocados do Processo Submissão O processamento dos convocados do processo de submissão é realizado em: Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Processos de Submissão → [SELECIONAR PROCESSO DE SUBMISSÃO] → Processar Convocados No campo Selecione a Convocação , selecione a convocação que deseja relacionar ao Processo Submissão, e para finalizar a operação clique em Processar . O processamento dos candidatos é executado em segundo plano e pode levar vários minutos para finalizar. Avaliação da Documentação SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL(IS): Gestor / Executor / Supervisor / Consulta Documentos Acessando as documentações enviadas para avaliação Para buscar a lista de documentos submetidos para avaliação, acesse o link informado abaixo, na tela inicial do módulo de submissão. Submissão de Documentos → Processos Submissão → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO] Após acessar a tela, defina os filtros e busque as submissões de documentos dos candidatos. Selecione uma submissão de documentos para visualizar a documentação anexada pelo candidato. Avaliação da documentação Todos os perfis, exceto o CONSULTA DOCUMENTOS. Na avaliação de uma submissão de um candidato, é possível visualizar as informações sobre o candidato como: número de inscrição, nome, e-mail, cpf, data de nascimento, etnia, gênero, curso e cota de convocação. Além disso também é possível visualizar a lista de toda a documentação enviada, e as observações realizadas pelo candidato referente as suas documentações. Para avaliar a documentação, selecione o documento. Caso o documento seja aceito, clique botão Deferir . No caso de rejeitar, clique no botão Indeferir e informe a justificativa do indeferimento. Para finalizar, clique no botão Salvar Avaliação . A justificativa do indeferimento fica disponível para o candidato após a análise de toda a documentação enviada. Seção de avaliação do documento - deferir Seção de avaliação do documento - indeferir Para reavaliar um documento ainda não enviado, selecione o documento e clique na opção Descartar Avaliação não Enviada . Após a avaliação de todos os documentos pertinentes, clique na opção Enviar Avaliação da Submissão . Quando o candidato tiver toda a documentação avaliada, o sistema envia um e-mail automático, informando ao candidato sobre o resultado final da avaliação realizada. Reavaliação de documentos É possível para os Gestores e Supervisores reavaliarem a documentação já enviada. Para isso acesse a documentação do candidato que deseja reavaliar, selecione o documento, e clique na opção Reavaliar Documentos . As opções apresentadas são as mesmas para o momento da avaliação. Ao final para confirmar a reavaliação clique no botão Enviar Avaliação da Submissão . Finalizar Processo de Submissão SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor Essa funcionalidade permite a finalização de um Processo de Submissão. A finalização de um Processo de Submissão só é possível caso: Todas as documentações enviadas foram avaliadas; Todos os Candidatos com documentação deferida estão com um Discente Cadastrado; Todos os Candidatos com documentação não deferida estão sem Discente. Durante a operação de finalização o sistema vai: Indeferir todas as solicitações de alteração de e-mail não atendidas; Cancelar a submissão dos candidatos que não compareceram ao processo. Uma vez o Processo de Submissão é finalizado, ele deixa de ser listado no Portal Público do SIGAA. Finalizando um Processo Submissão Para realizar a finalização de um processo de submissão acesse: Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Processos de Submissão → [SELECIONAR PROCESSO DE SUBMISSÃO] → Finalizar Processo de Submissão Ao clicar, é exibido um diálogo solicitando a confirmação da operação, clique em Confirmar . Notificação de Candidatos SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor Essa funcionalidade permite realizar uma notificação via e-mail personalizada para todos ou um subgrupo dos candidatos de um processo de submissão. Para iniciar a operação, acesse: Submissão de Documentos → Processos Submissões Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO] Use a tela de escolha de filtros, para buscar o subgrupo de candidatos que deseja notificar. Após selecionar os filtros e clicar no botão Filtrar , será exibida a lista e quantidade de candidatos que serão notificados. Após confirmar que a lista está correta, selecione a opção Notificar Candidatos . Será apresentado uma nova seção que permite compor o e-mail que será enviado: Assunto : O assunto do e-mail de notificação; Mensagem : Editor para criar o e-mail de notifição, podendo usar as opções de formatação apresentadas e o uso de Variáveis de E-mail para usar informações específicas de cada candidato na mensagem. Após compor o e-mail a ser enviado, clique em Avançar . Será exibida a quantidade de candidatos que serão notificados, os filtros aplicados, e a prévia do e-mail. Confirme o envio clicando em Enviar Notificação . Analisar Solicitações de Alteração de E-mail SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor Esta funcionalidade permite que à análise das solicitações de alteração de e-mail feitas pelos candidatos. Submissão de Documentos → Processos de Submissão Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO] → Solicitações de Alteração de E-mail Para visualizar as solicitações pendentes, selecione no filtro Situação a opção Não Atendida e clique em Filtrar . Na seção Solicitações , são exibidas as solicitações realizadas conforme o filtro aplicado. Ao selecionar a solicitação que deseja analisar, é exibida a tela com os dados do candidato, e as informações da solicitação de alteração do e-mail. Na seção Avaliar Solicitação , em Parecer , selecione Autorizar ou Negar , caso esteja negando a solicitação, é necessário informar uma justificativa. Para confirmar a análise, clique em Confirmar . Caso seja autorizada à alteração de e-mail, um novo código de acesso é gerado e enviado para o e-mail do candidato. Alterar e-mail do Candidato SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor Essa operação permite a alteração do e-mail cadastrado do Candidato. Alterando o e-mail do Candidato A funcionalidade de alteração de e-mail do candidato está presente na listagem das submissões: Submissão de Documentos → Processos de Submissão Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO] Utilize os filtros disponíveis para buscar o Candidato que você deseja alterar o e-mail. Na listagem, clique na opção Alterar E-mail . Em seguida é exibido o formulário para a edição do e-mail do Candidato. É necessário informar o mesmo e-mail nos campos Novo E-mail e Confirmar Novo E-mail . Uma vez informado ambos os campos só clicar em Confirmar para confirmar a alteração do e-mail. Gerar novo código de acesso para Candidato SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor Essa operação permite gerar um novo código de acesso para um Candidato convocado no Processo de Submissão. O novo código de acesso gerado é enviado para o e-mail do Candidato. Gerando um novo código de acesso A geração de um novo código de acesso é solicitado na listagem das submissões, acessando: Submissão de Documentos → Processos de Submissão Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO] Utilize os filtros disponíveis para buscar o Candidato que você deseja gerar um novo código de acesso. Na listagem clique em Gerar Novo Código de Acesso . Será exibida uma caixa de diálogo, com informações sobre o candidato, e para confirmar a operação. Clique em Confirmar para confirmar e gerar um novo código de acesso. Relatórios SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor / Supervisor Esta funcionalidade permite que o usuário gere o relatório de submissões no formato .pdf, conforme os filtros preenchidos. Submissão de Documentos → Processos de Submissão Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO] Submissão de Documentos → Processos Seletivos → Processos Submissão → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO] Use os filtros apresentados para consultar os candidatos que deseja buscar, e na seção Submissões clique em Gerar Relatório . É exibido um diálogo para confirmar a emissão do relatório, e permitindo mascarar ou não o CPF dos candidatos. Para confirmar a emissão do relatório clique em Gerar Relatório . Encerrar Processo Seletivo SISTEMA: SIGAA MÓDULO: Submissão de Documentos PERFIL: Gestor Essa funcionalidade permite encerrar o Processo Seletivo no Submissão. Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Encerrar Processo Seletivo O encerramento de um Processo Seletivo só é permitido quando todos os processos de submissão estão finalizados. Variáveis de E-mail As variáveis de e-mail são palavras-chave que podem ser usadas para o envio de e-mail em lote. Elas permitem o uso de dados específicos de cada candidato no corpo do e-mail, como nome, número de inscrição e situação da submissão. As variáveis podem ser usadas em todos os e-mails enviados via aplicação de Submissão de Documentos, como na opção de Notificar Candidatos As variáveis são envoltas por : , como em :nomeCandidato: e serão substituídas pelo dado do candidato destinatário mantendo a formatação aplicada ao cadastrar o e-mail. As variáveis disponíveis são: :nomeCandidato: - Nome completo do candidato :numeroInscricao: - Número de inscrição do candidato :situacaoSubmissao: - Situação da Submissão :descricaoProcesso: - Descrição do Processo de Submissão :linkSubSistemaPublico: - Link do sub-sistema no portal público É possível visualisar as variáveis nos formulários de e-mail no ícone