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Cadastrar Documentos

  • SISTEMA(S): SIPAC
  • MÓDULO(S): Protocolo
  • PERFIL(IS): Cadastrar Documento, Cadastrar Protocolo

Um documento reúne informações que podem encaminhar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento. É utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de documentos protocolados nas unidades.

A funcionalidade pode ser acessada por meio:

  • SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Documentos

A tela será apresentada da seguinte forma:

sipac-cadastrar_documento-03.png

Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Documento a ser cadastrado:

  • Documento (Espécie) - É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la;
  • Assunto do Documento - Também destacar que após preencher os primeiros algarismos ou as primeiras letras da informação desejada, o sistema mostrará uma lista de opções disponívei para escolher. Clique na opção desejada para selecioná-la;
  • Natureza do Documento - Selecionar uma das opções existentes (OSTENSIVO ou RESTRITO);
  • Tipo de Documento Detalhado - Preencher o nome do documento.
  • Observações - Colocar a observação desejada.
  • Forma do Documento - Selecionar uma das opções: Escrever Documento ou Anexar Documento Digital

Exemplificaremos utilizando os seguintes dados:

  • Documento (Espécie): RELATÓRIO;
  • Assunto do Documento: 003 - RELATÓRIOS DE ATIVIDADES;
  • Natureza do Documento: OSTENSIVO;
  • Tipo de Documento Detalhado: RELATÓRIO DE ATIVIDADES (16/06 a 30/06/2021) - NOME DO SERVIDOR (12345678) - DEPARTAMENTO/LOCAL

Forma do Documento: Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

sipac-cadastrar_documento-03a(escrever_documeto).png

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em Carregar Modelo. A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

image-1620435855466.png

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Forma do Documento: Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

sipac-cadastrar_documento-03b(anexar_documeto_digital).png

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Origem do Documento - Um documento pode ser classificado quanto a sua origem como:
    • Documento Interno - Novo documento que será protocolado e sua numeração gerada pelo sistema.
    • Documento Externo - Documento já protocolado na origem e que já apresenta uma numeração. Nesse caso, devem ser informados no cadastro o protocolo original e o órgão externo de origem;
  • Identificador - Código que identifique o documento, como, por exemplo, o número da portaria, da ata, da nota fiscal, do contrato, etc;
  • Ano - Digitar o ano do documento;
  • Data do Documento - Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone;
  • Data do Recebimento - Data na qual o arquivo foi recebido fisicamente;
  • Responsável pelo Recebimento - Digitar o nome da pessoa responsável;
  • Tipo de Conferência - Realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Arquivo Digital - Inserir o documento digital. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.
  • Número de Folhas - Número de páginas existentes no documento;

Como exemplo, utilizaremos:

  • Origem do Documento: Documento Interno;
  • Identificador: 323;
  • Ano: 2016;
  • Data do Documento: 27/01/2016;
  • Data do Recebimento: 27/02/2016;
  • Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL;
  • Arquivo Digital: Documento.pdf;
  • Número de Folhas: 02.

Após escrever ou inserir o documento, insira os servidores da Instituição responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone "Adicionar Assinante". O sistema o direcionará para a seguinte tela:

image-1620436611621.png

Se desejar fechar a tela e retornar para a página anterior, clique em "Fechar". Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.

Na lista de servidores exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.

A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

image-1620436658725.png

Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. O servidor será prontamente removido da lista de assinantes do documento. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento.

Em seguida, clique no botão "Continuar".

Na próxima tela, informar Interessados no Documento. A tela será apresentada da seguinte forma:

sipac-cadastrar_documento-04.png

Na tela acima, informe os seguintes dados:

  • Servidor - digita as primeiras letras do nome e o sistema mostra uma lista de nomes de servidores disponíveis para escolha;
  • Notificar Interessado: - Sim ou Não;
  • E-mail - preenche o e-mail do servidor.

Exemplificaremos utilizando os seguintes dados:

  • Servidor: NOME DO SERVIDOR
  • Notificar Interessado: Sim
  • E-mail: E-MAIL_DO_SERVIDOR@MAIL.COM

Após de preencher os dados, clique no botão "Inserir". Em seguida, o nome e e-mail do servidor são inseridos na lista dos interessados no documento. Aperte o botão "Continuar" para a seguinte tela.

Apresentando a tela de movimentação inicial:

sipac-cadastrar_documento-05.png

Na tela acima, informe os seguintes dados:

  • Unidade de Destino - Para informar a unidade desejada, digite seu código ou nome ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema;
  • Tempo Esperado na Unidade de Destino - Para informar quantidade em dias;
  • Urgente - Informa Sim ou Não.

Exemplificaremos utilizando os seguintes dados:

  • Unidade de Destino: 11.00.XX - NOME DO DEPARTAMENTO;
  • Tempo Esperado na Unidade de Destino: 2;
  • Urgente: Não.

Após do preenchimento dos dados, clique no botão "Continuar".

Apresentando a tela de confirmação.

sipac-cadastrar_documento-06.png

Na tela acima, tem o botão "Pré-visualizar Documento" para verificar se os dados são preenchidos corretamente. A tela da pré-visualização do documento é apresentada abaixo:

sipac-cadastrar_documento-06(pre-visualizar).png

Se os dados não forem corretamente, pode voltar para corrigir os dados usando o botão "Voltar". Se sim, clique no botão "Confirmar".

sipac-cadastrar_documento-07.png

Os dados do documentos são cadastrados no sistema com sucesso.

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