Importar Documentações Acadêmicas

• SISTEMA(S): SIGAA
• MÓDULO(S): Diplomas
• PERFIL(IS): Gestor de Diplomas / Gestor de Diplomas da Graduação

A documentação acadêmica é o documento institucional que servirá como base para a geração do diploma digital. Nele estão contidas as informações do discente na instituição e os documentos comprobatórios do diploma.

As documentações acadêmicas devem ser assinadas previamente pela IES externa. Qualquer mudança no documento após assinada acarretará em um diploma digital inválido ou erro no processamento no registro do diploma.

O processo de importação da documentação acadêmica poderá ser iniciado através do seguinte caminho:

• SIGAA → Módulo Diplomas → Diploma Digital Externo → Documentação Acadêmica → Importar Documentações Acadêmicas

Na primeira página, o responsável deve indicar, pelo nome ou sigla da IES, e selecionar na caixa de sugestões a IES externa emissora das documentações acadêmicas que serão importadas e o processo SIPAC na qual contêm esses documentos.

Ao informar o número do processo no SIPAC, o sistema apresentará as possíveis documentações acadêmicas anexadas no processo. E o responsável tem a opção de baixar esses arquivos para visualização.

Quando selecionado para importar, o sistema irá verificar algumas informações contidas em cada um dos documentos e tentará extrair essas informações para registro no sistema antes de sua transmissão para o serviço do diploma digital. As validações que serão feitas pelo sistema são são:

• Cada arquivo não pode ultrapassar o limite de 25MB, com 7MB no máximo para cada arquivo.
• Verificar se a versão do documento é vigente. O sistema não permitirá a importação de documentos com versão antiga, por exemplo, na versão 1.03.
• Um mesmo discente não pode ter mais de uma documentação acadêmica no sistema. Isso é permitido apenas se a documentação acadêmica anterior esteja revogada ou não autorizada. Por exemplo, foi revogada ou não autorizada por motivo de erro de fato e será importada outra documentação acadêmica com as informações corrigidas.
• Todas as documentações acadêmicas devem ser de uma mesma IES externa emissora. Além disso, a IES emissora do documento deve ser a mesma selecionada na 1º página.
• Para encerrar o processo de importação, será necessário transmitir os documentos válidos para o serviço do diploma digital. Assim, será apresentado, na próxima página, informações do discente e mensagens de validação dos documentos, e a opção de transmitir.

Apenas os documentos que não apresentaram erro de importação no sistema poderão ser transmitidas.

Após a transmissão, será iniciado o processo de registro das documentações acadêmicas. Será necessário esperar os documentos ficarem com estado pendente de autorização para iniciar a etapa de validação/autorização.