Introdução
O diploma digital externo é um documento, no formato XML, gerado e registrado por uma Instituição de Ensino Superior (IES) registradora de diplomas para IES externa emissora de diplomas que não tem prerrogativa para registro. Esse documento atesta a conclusão do curso pelo discente de outra instituição e possui a mesma validade jurídica do diploma físico, em papel.
A UFPB, IES registradora, é responsável apenas pelo registro de diplomas digitais para as IESs externas emissoras. Como os diplomas serão apresentados (Representação Visual) e entregues aos discentes é de responsabilidade da IES externa.
Os documentos que constituem o diploma digital são gerados e assinados utilizando o serviço da RNP e em conformidade com a Instrução Normativa SESU N°1/2020 e suas alterações.
Compete à IES externa protocolar, via processo eletrônico, a solicitação de emissão do diploma do egresso no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC).
O processo de emissão do diploma digital externo consiste em 5 etapas, que devem ser seguidas, estritamente, na seguinte ordem:
- Abrir Processo do Diploma Digital no SIPAC
- Importar Documentação Acadêmica
- Validar/Autorizar Documentação Acadêmica
- Registrar Diploma Digital
- Exportar Diplomas Digitais
Apenas quando a etapa anterior estiver concluída é que poderá ser iniciada a etapa seguinte. Por exemplo, antes de validar/autorizar uma documentação acadêmica, esse documento deve estar importado no sistema.
Abrir Processo do Diploma Digital no SIPAC
Antes de iniciar o registro dos documentos do diploma digital externo, é necessário que a IES externa tenha um processo no SIPAC de Diploma Digital aberto, anexando a(s) documentação(ões) acadêmica(s) assinada(s) do(s) discente(s) no formato XML.
O número máximo aceito pelo SIGAA de documentações acadêmicas por processo é 10 (dez), na etapa de importação dos documentos.
A partir desse processo, o responsável poderá iniciar a importação da documentação acadêmica no SIGAA.
Importar Documentação Acadêmica
A documentação acadêmica é um documento assinado, no formato XML, que servirá como base para a geração do diploma digital externo. Ou seja, esse documento deve ser importado antes de gerar o diploma digital. Nele estarão contidas todas as informações privadas e públicas referentes ao discente, o curso, o histórico escolar, a instituição de ensino emissora, etc.
As documentações acadêmicas devem ser assinadas previamente pela IES externa.Qualquer mudança no documento após assinada acarretará em um diploma digital inválido ou erro no processamento no registro do diploma.
Na etapa de importação da documentação acadêmica, todas as informações do discente serão extraídas e validadas sintaticamente pelo SIGAA e pelo serviço da RNP, antes do seu registro no sistema. Essa validação tem como objetivo verificar se essas informações estão de acordo com as especificações apresentadas no Portal do MEC, por exemplo, se está faltando informação obrigatória ou se a versão do documento é a atual.
Após a documentação acadêmica ser importada, e não existindo erro no processamento, esse documento ficará pendente de autorização.
Validar/Autorizar Documentação Acadêmica
O processo de validar/autorizar documentação acadêmica consiste em validar o documento semanticamente, isto é, se as informações contidas no documento estão corretas. Além disso, o responsável pela autorização poderá verificar os documentos comprobatórios anexados à documentação acadêmica.
O responsável poderá, após a validação, autorizar o documento, permitindo que o processo de registro do documento continue até ficar com o estado válido, ou não autorizado, resultando no impedimento do registro do diploma digital.
Registrar Diploma Digital
O processo de registro do documento do diploma digital só poderá ser iniciado quando a documentação acadêmica estiver válida.
No registro do diploma, as informações são validadas e, após gerado, o documento do diploma digital deve ser assinado pelos responsáveis para que fique com o status válido.
Quando válido, esse documento estará disponível para ser exportado.
Exportar Diplomas Digitais
Após a finalização do processo de registro do diploma digital, isto é, o diploma digital do discente externo estiver em estado válido, é possível baixar o diploma para entregar à IES associada.