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Cadastrar Processo Eletrônico

  • SISTEMA(S): SIPAC
  • MÓDULO(S): Protocolo
  • PERFIL(IS): Cadastrar Protocolo

Em conformidade com o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, a UFPB atualmente adota o uso de processos administrativos exclusivamente na modalidade eletrônica. Dessa forma, não mais sendo necessário ao usuário a entrega dos documentos físicos ou comparecimento ao setor de Protocolo Geral.

O cadastro de processo eletrônico permite ao usuário realizar o cadastro de um novo processo no sistema SIPAC da UFPB. Em termos gerais, um processo eletrônico é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos e poderá ser movimentado entre diferentes unidades administrativas da instituição até sua conclusão e arquivamento.

A funcionalidade de cadastro de processo pode ser acessada por:

  • SIPAC >> Módulo Protocolo >> Mesa Virtual >> Processos >> Cadastrar Processo.

Caminho alternativo:

  • SIPAC >> Módulo Portal Administrativo >> Protocolo -> Processos >> Cadastrar Processo.

Inicialmente, informe os seguintes Dados Gerais do Processo a ser cadastrado:

  • Origem do Processo
    • Entre as opções Processo Interno e Processo Externo. Caso a opção Processo Externo seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o Número do processo no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv), além de informar o Número Original do Processo, seu Órgão de Origem e sua Data de Autuação Original
  • Tipo do Processo
    • É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Após a seleção do Tipo do Processo desejado, o sistema automaticamente exibirá o campo Assunto do Processo já preenchido com o assunto associado ao tipo de processo escolhido
  • Assunto Detalhado do processo
  • Natureza do Processo
  • Observação
    • Se desejar, insira uma observação sobre o processo a ser cadastrado.

Após informar os Dados Gerais do Processo, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. O sistema apresenta o formulário para inserção dos Documentos do Processo.

É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com as Opções de Documentos a serem inseridos, ou seja, se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes e previamente cadastrados no sistema.

Caso opte por Informar Novo Documento, insira os seguintes dados

  • Tipo do Documento
  • Observações
  • Forma do Documento
    • Escrever Documento ou Anexar Documento Digital

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores que farão a assinatura eletrônica do documento. Para isso, clique no ícone apropriado e busque pelos assinates que desejar. É preciso que o usuário clique no ícone verde "Adicionar Assinante" para selecionar o servidor que será inserido como assinante.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos.

De volta à tela de cadastro dos Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clique no botão "Inserir Documento" para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo.

  • Para visualizar esse documento, clique no ícone "Visulaizar Documento"
  • Para visualizar apenas as informações desse documento, clique no ícone "Visulaizar Informações Gerais"
  • Para excluir esse documento, clique no ícone "Excluir Documento"

Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.

Após inserir todos os documentos desejados, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro do processo. O sistema o direcionará para a página de Dados do Interessado.

Devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria:

  • Servidor:
    • Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador
  • Aluno:
    • Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula
  • Credor:
    • Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo
  • Unidade:
    • Unidade da Instituição
  • Outros:
    • Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Após preencher os campos necessários, clique em "Inserir" para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo

Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.

Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone da lixeira ao seu lado.

Após inserir todos os interessados desejados, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a página Movimentação Inicial do Processo:

Insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade. Cabe destacar que caso opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela, e selecione se deseja Informar Despacho ou não. Caso opte por informar o despacho do processo, será necessário inserir, também, os seguintes Dados Gerais do Despacho:

  • Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas;
  • IndiqueParecer
    • indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;vel
  • Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções disponibilizadas para escolha;Despacho
  • IndiquePúblico
    • indique se o despacho será Público ou não;o
  • InformeNoticifar por e-mail
    • informe se deseja Notificarnotificar por E-mailemail os interessados do processo
  • Forma de despacho
    • informar despacho ou não;
      • anexar
    • Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo.arquivo. Caso opte por Informarinformar Despacho,despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido;
    • Para anexar um arquivo ao despacho, clique em Selecionar arquivo e busque-o em seu computador.inserido

    Utilizaremos

    • como exemplo os seguintes dados:

    *Outra Unidade: 10.89 - Instituto Cérebro; *Tempo Esperado na Unidade de Destino: 10; *Informar Despacho: Sim; *Tipo do Despacho: Decisório; *Parecer: Favorável; *Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (0000000); *Público: Sim; *Notificar por E-mail: Sim; *Forma do Despacho: Informar Despacho; *Despacho: Despacho referente ao abono de faltas; *Selecionar arquivo: Documento.pdf.

Após definir os dados, clique em Pré-Visualizar se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo. O Despacho será disponibilizado conforme imagem a seguir:

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique em Protocolo.

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique em Imprimir.

Para finalizar a operação, clique em Confirmar. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:

Se desejar cadastrar outro processo, clique no link "Cadastrar Novo Processo" e repita os passos explicados neste manual.

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