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Em conformidade com o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, a UFPB atualmente adota o uso de processos administrativos exclusivamente na modalidade eletrônica. Dessa forma, não mais sendo necessário ao usuário a entrega dos documentos físicos ou comparecimento ao setor de Protocolo Geral.

A seguir será descrito as etapas envolvidas na abertura de um processo eletrônico.

Sistema = SIPAC Módulo = Protocolo Usuários = Servidores da UFPB com permissão para abrir processo. Perfil no sigadmin = SIPAC - Cadastrar Protocolo

O cadastro de processo eletrônico permite ao usuário realizar o cadastro de um novo processo no sistema da UFPB. Em termos gerais, um processo eletrônico é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos e poderá ser movimentado entre diferentes unidades administrativas da instituição até sua conclusão e arquivamento.

A funcionalidade pode ser acessada por meio :

SIPAC -> Módulo Protocolo -> Mesa Virtual -> Processos -> Cadastrar Processo.

Ou ainda de maneira alternativa:

SIPAC -> Módulo Portal Administrativo -> Protocolo -> Processos -> Cadastrar Processo

A tela será apresentada da seguinte forma:

Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Processo a ser cadastrado:

  • Origem do Processo, dentre as opções Processo Interno e Processo Externo. Caso a opção Processo Externo seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o Número do processo no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv), além de informar o Número Original do Processo, seu Órgão de Origem e sua Data de Autuação Original;

  • O Tipo do Processo. É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Após a seleção do Tipo do Processo desejado, o sistema automaticamente exibirá o campo Assunto do Processo já preenchido com o assunto associado ao tipo de processo escolhido;

  • Assunto Detalhado do processo;

  • Natureza do Processo, dentre as opções disponíveis para escolha;

  • Se desejar, insira uma Observação sobre o processo a ser cadastrado.

Exemplificaremos utilizando os seguintes dados:

  • Origem do Processo: Processo Interno;
  • Tipo do Processo: ABONO DE FALTAS;
  • Assunto Detalhado: Abono de faltas do mês de Maio;
  • Natureza do Processo: OSTENSIVO. Se desejar retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta opção é válida sempre que estiver disponível.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas em que estiver presente.

Após informar os Dados Gerais do Processo, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. A seguinte página será carregada:

Primeiramente, clique em Voltar se desejar retornar à página anterior. Esta função será válida sempre que for disponibilizada.

Na página acima, o sistema apresenta o formulário para inserção dos Documentos do Processo. É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com as Opções de Documentos a serem inseridos, ou seja, se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes e previamente cadastrados no sistema. Para exemplificar, optaremos por Informar Novo Documento.

Após informar a opção desejada no campo Opções de Documentos, insira os seguintes dados do documento a ser inserido ao processo para formalizá-lo: Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis; Observações referentes ao documento; e a Forma do Documento, dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.

Exemplificaremos com o Tipo do Documento Declaração.

Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Como exemplo, utilizaremos o texto Declaração de Abono de faltas referente ao mês de Maio.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em Carregar Modelo. A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

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