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Registrar Dados do Documento

  • SISTEMA(S): SIPAC
  • MÓDULO(S): Protocolo
  • PERFIL(IS): Cadastrar Protocolo

Esta funcionalidade permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora, que é utilizada para reservar, sem qualquer informação inicial, uma numeração de protocolo de documento para inserção posterior dos dados. Para usar esta operação, siga esse caminho abaixo:

  • SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Registrar Dados do Documento

Será exibida uma lista com as Etiquetas Protocoladoras registradas no sistema, e um formulário de busca para que, filtrando os dados, seja possível encontrar facilmente a etiqueta desejada. Conforme a imagem abaixo:

sipac-protocolo-registrar_dados_documento-01.png

Para refinar a busca por Etiquetas Protocoladoras informe um ou mais dos seguintes dados:

  • Número de Protocolo, determinado por um formato específico (Radical.Número/Ano);
  • Nome da Unidade de Origem, ao digitar os três primeiros dígitos para que o sistema mostre uma lista com as opções de preenchimento;
  • Gerada entre, intervalo de datas em que o processo foi realizado. Utilize os ícones para facilitar a seleção das datas através de um calendário gerado;
  • Todas as Etiquetas Protocoladoras: Quando este campo é selecionado, os demais campos são automaticamente desmarcados.

Para prosseguir com a operação, clique em "Buscar". A lista com Etiquetas Protocoladoras Encontradas será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, clique no ícone seta (cor verde) para selecionar a etiqueta desejada, a qual servirá de base para os dados do documento a ser registrado.

O sistema direcionará para a tela "Dados do Documento". Insira os dados:

  • Selecione o Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis;
  • Assunto Detalhado do documento;
  • Observações referentes ao documento;
  • Forma do Documento, dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.

Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, o sistema exibirá o editor de texto para formatação. Insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá os campos para o preenchimento de dados. Preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Código Identificador do documento;
  • Ano do documento;
  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone .
  • Número de Folhas existentes no documento;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.
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