Registrar Dados do Documento
- SISTEMA(S): SIPAC
- MÓDULO(S): Protocolo
- PERFIL(IS): Cadastrar Protocolo
Esta funcionalidade permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora, que é utilizada para reservar, sem qualquer informação inicial, uma numeração de protocolo de documento para inserção posterior dos dados. Para usar esta operação, siga esse caminho abaixo:
- SIPAC → Módulo Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Registrar Dados do Documento
Será exibida uma lista com as Etiquetas Protocoladoras registradas no sistema, e um formulário de busca para que, filtrando os dados, seja possível encontrar facilmente a etiqueta desejada. Conforme a imagem abaixo:
Para refinar a busca por Etiquetas Protocoladoras informe um ou mais dos seguintes dados:
- Número de Protocolo, determinado por um formato específico (Radical.Número/Ano);
- Nome da Unidade de Origem, ao digitar os três primeiros dígitos para que o sistema mostre uma lista com as opções de preenchimento;
- Gerada entre, intervalo de datas em que o processo foi realizado. Utilize os ícones para facilitar a seleção das datas através de um calendário gerado;
- Todas as Etiquetas Protocoladoras: Quando este campo é selecionado, os demais campos são automaticamente desmarcados.
Para prosseguir com a operação, clique em "Buscar". A lista com Etiquetas Protocoladoras Encontradas será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados.
Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, clique no ícone seta (cor verde) para selecionar a etiqueta desejada, a qual servirá de base para os dados do documento a ser registrado.
O sistema direcionará para a tela "Dados do Documento". Insira os dados:
- Selecione o Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis;
- Assunto Detalhado do documento;
- Observações referentes ao documento;
- Forma do Documento, dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.
Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.
Escrever Documento
Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, o sistema exibirá o editor de texto para formatação. Insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.
Anexar Documento Digital
Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá os campos para o preenchimento de dados. Preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:
- Código Identificador do documento;
- Ano do documento;
- Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone .
- Número de Folhas existentes no documento;
- Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
- Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.
Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da UFPB responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone pessoa.
Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento, presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo.
De volta à tela de cadastro dos Dados do Documento, para prosseguir com a operação, clique em "Continuar". O sistema exibe a tela Dados do Interessado a ser inserido.
Devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:
- Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador;
- Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
- Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo;
- Unidade: Unidade da Instituição;
- Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.
Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo. O sistema exibirá a mensagem da inserção com sucesso.
De volta à tela com os campos para inserção dos interessados no processo, após inserir todos os interessados desejados, clique em "Continuar". O sistema o direcionará para a página Movimentação Inicial.
Defina a Movimentação Inicial do documento. Para isso, insira sua Origem Interna, selecionando se é Outra Unidade da UFPB ou se é a Própria Unidade de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a primeira opção, o campo Unidade de Origem será disponibilizado para preenchimento.
Caso selecione a opção Própria Unidade, será necessário informar também a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino.
Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.
Por fim, selecione se deseja Informar Despacho para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir:
- Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas;
- Indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
- Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções disponibilizadas para escolha;
- Indique se o despacho será Público ou não;
- Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso opte por Informar Despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido;
- Para anexar um arquivo ao despacho, clique em Selecionar arquivo e busque-o em seu computador.
Após inserir todas as informações desejadas, clique em "Continuar". A tela Dados do Documento será disponibilizada pelo sistema.
Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em "Pré-Visualizar Documento".
Para finalizar a operação, clique em "Confirmar". O sistema mostrará a mensagem de sucesso.