Funcionalidades

• Configuração de um Processo Seletivo
• Processo de Submissão
• Processar Convocados
• Avaliação da Documentação
• Finalizar Processo de Submissão
• Notificação de Candidatos
• Analisar Solicitações de Alteração de E-mail
• Alterar e-mail do Candidato
• Gerar novo código de acesso para Candidato
• Relatórios
• Encerrar Processo Seletivo
• Variáveis de E-mail

Configuração de um Processo Seletivo

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor / Consulta Documentos

Essa funcionalidade permite ao Gestor gerencie o Processo Seletivo para as submissões. O processo seletivo define os conjuntos de documentos que serão requeridos para os candidatos. Essas configurações são aplicadas para todos os Processos Submissão criados para o Processo Seletivo.

Cadastro de Processo Seletivo

Perfil GESTOR

Para iniciar a configuração de um Processo Seletivo, acesse:

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → Configurar Processo Seletivo

É exibido a lista de Processos Seletivos em etapa de convocação, selecione o desejado e clique em “Configurar”. O processo seletivo será exibido na listagem abaixo.

Listagem dos Processos Seletivos

Os Processos Seletivos configurados são listados na página inicial:

Submissão de Documentos → Processos Seletivos

Nessa seção são listados, por padrão, os Processos Seletivos ativos.

Visualização do Processo Seletivo

Para visualizar os dados Processo Seletivo no submissão, acesse:

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO]

Na página é possível visualizar: a lista de documentos requeridos, a lista de processos submissão.

Cadastro da Documentação Requerida

Perfil GESTOR

Não é possível gerenciar a documentação requerida do processo seletivo, quando um processo submissão do processo seletivo está em período de submissão.

Após configurar o Processo Seletivo, é necessário cadastrar a documentação que será solicitada aos candidatos.

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO]

Na seção "Documentos Requeridos", clique na opção Cadastrar Novo Documento. Será aberta uma nova seção "Novo Documento Requerido" onde é possível cadastrar os dados do documento que será solicitado aos candidatos.

• Nome: Nome resumido para o documento
• Descrição: Descrição detalhada sobre o documento
• Ordem: Ordem de exibição do documento na lista de documentos exibida para o candidato
• Restrição do Documento: A restrição para quais grupos de candidatos esse documento se aplica (para mais informações acesse "Restrição de Documento")
• Grupo de Cota: Só exibido quando a Restrição do Documento selecionada por "Cota", indica a cota a qual o documento será restrito
• Obrigatório: Indica se o documento requer um envio obrigatório de arquivo pelo candidato

Preencha os dados, e para finalizar clique em Cadastrar.

Alteração da Documentação Requerida

Perfil GESTOR

Para ajustar a documentação requerida do processo seletivo acesse:

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Documentos Requeridos

Use as opções de Cadastrar Novo Documento, Editar ou Excluir para gerenciar os items da documentação.

Processo de Submissão

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor

Essa funcionalidade permite gerenciar os processos de submissão. No Cadastro de um Processo de Submissão são atribuídos descrição para o processo, e definidos os períodos de submissão e retificação.

Cadastrar Processo de Submissão

O cadastro do Processo de Submissão é dividido em duas partes: (1) cadastro das informações gerais do processo; (2) cadastro dos períodos de submissão.

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Cadastrar Processo de Submissão

O processo submissão só é exibido no Portal Público do SIGAA, após o processamento da convocação.

Cadastro de informações gerais

Nessa primeira etapa são informados os dados gerais do Processo de Submissão e definida a configuração de processo que será utilizada.

• Descrição: Descrição para identificar o Processo de Submissão;
• Data de Início: A data de início do Processo de Submissão;
• Data de Fim: A data de fim do Processo Submissão que engloba todos os períodos de submissão e retificação;

Após o preenchimento dos dados, para confirmar o cadastro clique em Cadastrar.

Cadastro de períodos de submissão/retificação

Nessa etapa são cadastrados e visualizados os períodos em que os candidatos poderão submeter os documentos. Para cadastrar um novo período deve-se clicar no botão Adicionar Período e preencher os campos apresentados:

• Tipo do Período: Indica se o período cadastro é de Submissão ou Retificação;
• Data Inicial: Data de início do período de submissão;
• Data Final: Data de fim do período de submissão;

Confirme o cadastro clicando em Cadastrar. Após cadastrar o período, a tela exibe a lista de períodos já cadastrado, onde é possível editá-los e removê-los.

Listar Processos de Submissão

Página na qual são listados os Processos de Submissão cadastrados no sistema.

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO]

Na listagem de processos é possível Visualizar e Editar.

Processar Convocados

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor

Essa operação permite relacionar uma Convocação de um Processo Seletivo a um Processo de Submissão. Após essa operação todos os candidatos convocados, terão acesso ao Processo Submissão pelo Portal Público do SIGAA, com o código de acesso enviado para o e-mail candidato.

A convocação para o Processo Seletivo do SiSU, é realizada pela STI. Para mais informações consulte Procedimento para o SiSU.

Processando Convocados do Processo Submissão

O processamento dos convocados do processo de submissão é realizado em:

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Processos de Submissão → [SELECIONAR PROCESSO DE SUBMISSÃO] → Processar Convocados

No campo Selecione a Convocação, selecione a convocação que deseja relacionar ao Processo Submissão, e para finalizar a operação clique em Processar.

O processamento dos candidatos é executado em segundo plano e pode levar vários minutos para finalizar.

Avaliação da Documentação

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL(IS): Gestor / Executor / Supervisor / Consulta Documentos

Acessando as documentações enviadas para avaliação

Para buscar a lista de documentos submetidos para avaliação, acesse o link informado abaixo, na tela inicial do módulo de submissão.

Submissão de Documentos → Processos Submissão → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO]

Após acessar a tela, defina os filtros e busque as submissões de documentos dos candidatos. Selecione uma submissão de documentos para visualizar a documentação anexada pelo candidato.

Avaliação da documentação

Todos os perfis, exceto o CONSULTA DOCUMENTOS.

Na avaliação de uma submissão de um candidato, é possível visualizar as informações sobre o candidato como: número de inscrição, nome, e-mail, cpf, data de nascimento, etnia, gênero, curso e cota de convocação. Além disso também é possível visualizar a lista de toda a documentação enviada, e as observações realizadas pelo candidato referente as suas documentações.

Para avaliar a documentação, selecione o documento. Caso o documento seja aceito, clique botão Deferir. No caso de rejeitar, clique no botão Indeferir e informe a justificativa do indeferimento. Para finalizar, clique no botão Salvar Avaliação.

A justificativa do indeferimento fica disponível para o candidato após a análise de toda a documentação enviada.

Para reavaliar um documento ainda não enviado, selecione o documento e clique na opção Descartar Avaliação não Enviada.

Após a avaliação de todos os documentos pertinentes, clique na opção Enviar Avaliação da Submissão.

Quando o candidato tiver toda a documentação avaliada, o sistema envia um e-mail automático, informando ao candidato sobre o resultado final da avaliação realizada.

Reavaliação de documentos

É possível para os Gestores e Supervisores reavaliarem a documentação já enviada. Para isso acesse a documentação do candidato que deseja reavaliar, selecione o documento, e clique na opção Reavaliar Documentos. As opções apresentadas são as mesmas para o momento da avaliação.

Ao final para confirmar a reavaliação clique no botão Enviar Avaliação da Submissão.

Finalizar Processo de Submissão

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor

Essa funcionalidade permite a finalização de um Processo de Submissão. A finalização de um Processo de Submissão só é possível caso:

• Todas as documentações enviadas foram avaliadas;
• Todos os Candidatos com documentação deferida estão com um Discente Cadastrado;
• Todos os Candidatos com documentação não deferida estão sem Discente.

Durante a operação de finalização o sistema vai:

• Indeferir todas as solicitações de alteração de e-mail não atendidas;
• Cancelar a submissão dos candidatos que não compareceram ao processo.

Uma vez o Processo de Submissão é finalizado, ele deixa de ser listado no Portal Público do SIGAA.

Finalizando um Processo Submissão

Para realizar a finalização de um processo de submissão acesse:

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Processos de Submissão → [SELECIONAR PROCESSO DE SUBMISSÃO] → Finalizar Processo de Submissão

Ao clicar, é exibido um diálogo solicitando a confirmação da operação, clique em Confirmar.

Notificação de Candidatos

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor

Essa funcionalidade permite realizar uma notificação via e-mail personalizada para todos ou um subgrupo dos candidatos de um processo de submissão. Para iniciar a operação, acesse:

Submissão de Documentos → Processos Submissões Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO]

Use a tela de escolha de filtros, para buscar o subgrupo de candidatos que deseja notificar. Após selecionar os filtros e clicar no botão Filtrar, será exibida a lista e quantidade de candidatos que serão notificados.

Após confirmar que a lista está correta, selecione a opção Notificar Candidatos. Será apresentado uma nova seção que permite compor o e-mail que será enviado:

• Assunto: O assunto do e-mail de notificação;
• Mensagem: Editor para criar o e-mail de notifição, podendo usar as opções de formatação apresentadas e o uso de Variáveis de E-mail para usar informações específicas de cada candidato na mensagem.

Após compor o e-mail a ser enviado, clique em Avançar. Será exibida a quantidade de candidatos que serão notificados, os filtros aplicados, e a prévia do e-mail. Confirme o envio clicando em Enviar Notificação.

Analisar Solicitações de Alteração de E-mail

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor

Esta funcionalidade permite que à análise das solicitações de alteração de e-mail feitas pelos candidatos.

Submissão de Documentos → Processos de Submissão Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO] → Solicitações de Alteração de E-mail

Para visualizar as solicitações pendentes, selecione no filtro Situação a opção Não Atendida e clique em Filtrar. Na seção Solicitações, são exibidas as solicitações realizadas conforme o filtro aplicado.

Ao selecionar a solicitação que deseja analisar, é exibida a tela com os dados do candidato, e as informações da solicitação de alteração do e-mail. Na seção Avaliar Solicitação, em Parecer, selecione Autorizar ou Negar, caso esteja negando a solicitação, é necessário informar uma justificativa. Para confirmar a análise, clique em Confirmar.

Caso seja autorizada à alteração de e-mail, um novo código de acesso é gerado e enviado para o e-mail do candidato.

Alterar e-mail do Candidato

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor

Essa operação permite a alteração do e-mail cadastrado do Candidato.

Alterando o e-mail do Candidato

A funcionalidade de alteração de e-mail do candidato está presente na listagem das submissões:

Submissão de Documentos → Processos de Submissão Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO]

Utilize os filtros disponíveis para buscar o Candidato que você deseja alterar o e-mail. Na listagem, clique na opção Alterar E-mail.

Em seguida é exibido o formulário para a edição do e-mail do Candidato. É necessário informar o mesmo e-mail nos campos Novo E-mail e Confirmar Novo E-mail. Uma vez informado ambos os campos só clicar em Confirmar para confirmar a alteração do e-mail.

Gerar novo código de acesso para Candidato

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor

Essa operação permite gerar um novo código de acesso para um Candidato convocado no Processo de Submissão. O novo código de acesso gerado é enviado para o e-mail do Candidato.

Gerando um novo código de acesso

A geração de um novo código de acesso é solicitado na listagem das submissões, acessando:

Submissão de Documentos → Processos de Submissão Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO]

Utilize os filtros disponíveis para buscar o Candidato que você deseja gerar um novo código de acesso.

Na listagem clique em Gerar Novo Código de Acesso. Será exibida uma caixa de diálogo, com informações sobre o candidato, e para confirmar a operação. Clique em Confirmar para confirmar e gerar um novo código de acesso.

Relatórios

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor / Supervisor

Esta funcionalidade permite que o usuário gere o relatório de submissões no formato .pdf, conforme os filtros preenchidos.

Submissão de Documentos → Processos de Submissão Abertos → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO]
Submissão de Documentos → Processos Seletivos → Processos Submissão → [SELECIONAR PROCESSO SUBMISSÃO]

Use os filtros apresentados para consultar os candidatos que deseja buscar, e na seção Submissões clique em Gerar Relatório. É exibido um diálogo para confirmar a emissão do relatório, e permitindo mascarar ou não o CPF dos candidatos.

Para confirmar a emissão do relatório clique em Gerar Relatório.

Encerrar Processo Seletivo

• SISTEMA: SIGAA
• MÓDULO: Submissão de Documentos
• PERFIL: Gestor

Essa funcionalidade permite encerrar o Processo Seletivo no Submissão.

Submissão de Documentos → Processos Seletivos → [SELECIONAR PROCESSO SELETIVO] → Encerrar Processo Seletivo

O encerramento de um Processo Seletivo só é permitido quando todos os processos de submissão estão finalizados.

Variáveis de E-mail

As variáveis de e-mail são palavras-chave que podem ser usadas para o envio de e-mail em lote. Elas permitem o uso de dados específicos de cada candidato no corpo do e-mail, como nome, número de inscrição e situação da submissão.

As variáveis podem ser usadas em todos os e-mails enviados via aplicação de Submissão de Documentos, como na opção de Notificar Candidatos

As variáveis são envoltas por :, como em :nomeCandidato: e serão substituídas pelo dado do candidato destinatário mantendo a formatação aplicada ao cadastrar o e-mail.

As variáveis disponíveis são:

• :nomeCandidato: - Nome completo do candidato
• :numeroInscricao: - Número de inscrição do candidato
• :situacaoSubmissao: - Situação da Submissão
• :descricaoProcesso: - Descrição do Processo de Submissão
• :linkSubSistemaPublico: - Link do sub-sistema no portal público

É possível visualisar as variáveis nos formulários de e-mail no ícone